Inilah 8 Kegunaan Google Workspace: Tools Untuk Meningkatkan Produktivitas

255
Kegunaan Google Workspace
9 min read

Hi, Exabytes Friends! 

Sejak era pandemi Covid-19 bermula hingga saat ini, banyak terjadi perubahan pada dunia pekerjaan maupun pendidikan di seluruh dunia. Keadaan darurat mengharuskan kita untuk beradaptasi dalam bekerja dan belajar dari rumah. Hal ini tentu membuat kita membutuhkan suatu teknologi yang dapat menunjang remote working setiap harinya.

Selain harus memiliki device yang terhubung dengan internet, kita juga membutuhkan tools yang mempermudah kita dalam melakukan remote working. Salah satu tools yang paling banyak digunakan adalah Google Workspace. Dengan berbagai kegunaan Google Workspace, kita dapat terbantu untuk bekerja lebih cepat dan produktif walaupun melalui jarak jauh, tanpa khawatir akan keamanan data kita.

Kegunaan Google Workspace
Ilustrasi seseorang sedang melakukan meeting tanpa tatap muka (Sumber: iStockPhoto)

Tak perlu berlama-lama lagi, kita akan segera membahas apa itu Google Workspace, apa saja fitur-fiturnya, dan berbagai kegunaan dan fungsi Google Workspace yang dapat menunjang pekerjaan kita sehari-hari. Yuk simak penjelasannya di artikel ini ya, friends!

Pengertian Google Workspace

Sebelum kita membahas mengenai kegunaan Google Workspace, mungkin sebagian dari kita bertanya-tanya, apa sih Google Workspace itu? Secara singkat, pengertian Google Workspace yang dulu dikenal sebagai Google Apps ini, adalah serangkaian tools inovatif berbasis cloud, yang memungkinkan kita bekerja sama dengan orang lain secara online.

Google Workspace dapat mengintegrasikan semua aplikasi dengan baik, seperti email, chat, panggilan suara, panggilan video, dokumen, penyimpanan, alat keamanan, dan kontrol admin. Sehingga, kita dapat berkreasi, berkomunikasi, dan berkolaborasi dengan mudah dan aman kapanpun dan dimanapun kita berada.

Fitur dalam Google Workspace

Salah satu fitur Google Workspace yang paling sering kita gunakan sehari-hari adalah Gmail. Tapi, tahukah kamu bahwa ternyata Google Workspace lebih dari sekedar Gmail?

Ada banyak fitur dan aplikasi lainnya yang sangat berguna. Bahkan, kita mungkin sudah pernah menggunakan, ataupun familiar dengan fitur-fitur lain dari Google Workspace ini. Nah, apa saja sih fitur dan aplikasi Google Workspace?

Fitur Google Workspace
Fitur dan Aplikasi dalam Google Workspace

Gmail

Fitur yang satu ini pasti sudah sangat familiar, bukan? Ya, Gmail merupakan tools dari Google Workspace yang sangat populer di dunia. Dengan Google Workspace, karyawan dapat memiliki akun Gmail sendiri dengan alamat email nama domain bisnis.Tidak hanya itu, email bisnis kita juga akan mendapat perlindungan spam, phising dan malware. 

Google Meet

Google Meet adalah alat yang digunakan untuk membuat panggilan video dan konferensi menjadi lebih mudah, aman, dan lancar. Dengan Google Meet, kita dapat  melangsungkan rapat virtual dengan kualitas tinggi, baik dalam situasi 1:1 ataupun grup. Google Meet dapat menampung sampai 250 peserta dalam satu panggilan, dan mendukung 100.000 penonton untuk acara live streaming.

Google Docs, Sheets and Slides

Google Docs, Sheets dan Slides adalah alat pembuat dokumen dinamis, yang memungkinkan kita untuk membuat dan mengedit dokumen dalam bentuk teks, spreadsheet ataupun presentasi dari web browser kita. Program-program ini dapat mengoptimalkan kolaborasi tim, lho!  karena kita dapat berbagi dokumen dengan mudah, mengedit secara real-time, memberi komentar, dan juga penyimpanan secara otomatis. 

Google Drive

Google Drive hadir  sebagai tempat untuk menyimpan, membagikan, dan mengakses semua file kita di mana saja, perangkat apa saja dan kapan saja, dengan minimal penyimpanan 30 GB untuk setiap karyawan. Versi berbayar Google Drive menyediakan penyimpanan dua kali lipat dari drive pribadi gratis dan Gmail, dukungan 24/7, kontrol berbagi, dan pelaporan lanjutan.

Google Calendar

Setiap karyawan pastinya membutuhkan suatu tools untuk penjadwalan kegiatan sehari-hari. Nah, Google Calendar dapat membantu kita dalam hal ini, friends! Melalui Google Calendar kita dapat menjadwalkan panggilan dengan klien, menetapkan tanggal jatuh tempo dan pengingat untuk proyek-proyek penting. Google Calendar dapat membantu kita dalam mengatur jadwal.

Google Chat 

Google Chat dari Google Workspace adalah ruang kerja grup khusus dengan obrolan 1:1 dan obrolan grup. Dengan Google Chat ini, kita dapat membuat percakapan lebih efisien dengan berinteraksi langsung dengan bot Google yang terintegrasi dan aplikasi pihak ketiga.

Google Workspace Admin Console

Konsol Admin untuk Google Workspace dapat memungkinkan pemilik bisnis untuk mengelola semuanya dengan mudah dari satu tempat. Tools ini mendapat perbaikan baru-baru ini dan jauh lebih baik daripada sebelumnya dengan Google Apps.

Dan masih banyak lagi fitur Google Workspace lainnya yang bisa kamu baca di sini.

8 Kegunaan Google Workspace

Inilah beberapa kegunaan Google Workspace yang perlu kamu ketahui yakni:

Sebagai Alat Kolaborasi Dalam Tim

Kegunaan Google Workspace yang utama adalah menjadi wadah kolaborasi tim. Berkolaborasi dalam tim dapat menjadi sesuatu yang menantang. Apalagi jika anggotanya bekerja dari jarak jauh. Hal ini tentu lebih rumit bukan? Google Workspace hadir dengan menyediakan berbagai aplikasi kolaborasi yang unik.

Kegunaan Google Workspace
Kegunaan Google Workspace dapat meningkatkan kolaborasi dalam tim dimana pun dan kapan pun (Sumber: iStock Photo)

Dengan kegunaan Google Workspace yang dapat mengedit secara real-time, tim dapat mengedit Dokumen, Spreadsheet, atau Slide yang sama secara bersamaan. Kita dapat membangun ide satu sama lain. Jika kita masih perlu membicarakan sesuatu, anggota tim dapat menjadwalkan rapat melalui Google calendar, dan melakukan panggilan video Google Meet — tanpa batas waktu — atau menyelesaikan detailnya menggunakan Obrolan Tim.

Sebagai Lembar Kerja Fleksibel

Fitur Google Docs, Google Slide, dan Google Sheet dapat kita gunakan sebagai lembar kerja fleksibel yang dapat kita gunakan sehari-hari. Kita dapat menuangkan beragam ide secara real-time, memberikan report data, dan banyak lainnya. Selain itu, kita juga dapat mengatur untuk mengaktifkan akses offline apabila sewaktu-waktu kita tidak terhubung dengan internet, sehingga dokumen tetap aman dan tersimpan.

Manajemen Pekerjaan dan Waktu

Meskipun pekerjaan dilakukan secara remote, manajemen pekerjaan dan waktu tetap harus terorganisir dengan baik. Pada Google Workspace, terdapat Google Calendar yang dapat kita gunakan untuk mengirim agenda harian setiap pagi untuk memastikan setiap karyawan tidak melewatkan rapat. Pengguna dapat mengatur kalender waktu di Google Calendar dengan mudah sehingga menjadi lebih rapi dan terorganisir.

Penyimpanan Cloud

Sebagai platform berbasis cloud, Google Workspace untuk bisnis dapat diakses dimanapun dan kapan pun. Selain itu, karena aplikasi Google Workspace kompatibel dengan semua browser, kita dapat menggunakan perangkat apa pun untuk mengakses fitur dan konten Google Workspace, baik Mac atau PC, ponsel Android, atau tablet Apple.

Fitur menarik lainnya adalah fitur offline Google Workspace yang memungkinkan kita untuk tak perlu bergantung pada internet untuk menyelesaikan pekerjaan atau mengakses data yang kita miliki. Apabila lebih suka memiliki salinan file yang dihosting secara lokal untuk pekerjaan offline, G Drive File Stream dapat melakukan sinkronisasi konten G Drive terbaru ke perangkat kita. Sehingga, hal ini akan memastikan kita selalu bekerja dengan file terbaru dan tidak perlu repot-repot untuk memindahkan dan menduplikasi file yang kita miliki..

Data Dijamin Aman dan Terlindungi

Kegunaan Google Workspace lain adalah platform ini bekerja keras untuk menjaga keamanan informasi yang kita miliki. Google menggunakan protokol keamanan yang ketat dan terdepan di industri untuk pusat data fisik dan operasi cloud-hosted.

Google Workspace dibangun di atas Google Cloud Platform yang menawarkan keamanan tertinggi dan dipercaya oleh perusahaan di dunia seperti HP, Verizon, Whirlpool, dan Salesforce. Tentunya, Google hadir dengan pengetahuan dan keahlian terdepan di industri yang mendukung setiap produk mereka sendiri, termasuk Google Workspace.

Sebagai Alat Operasional Yang Hemat Biaya

Keberadaan Google Workspace dapat menghemat biaya, termasuk anggaran perusahaan dan biaya operasional. Sebab dengan berbagai kelebihan Google Workspace ini, kita tidak lagi harus membeli dan memelihara server dan perangkat keras perusahaan. Protokol dan pemeriksaan keamanan semuanya ditangani oleh Google. 

Google Workspace juga memungkinkan perusahaan untuk tidak menyewa kantor di kawasan bisnis dengan biaya sewa yang mahal, ataupun biaya perjalanan karyawan yang tentu tidak sedikit. Karena, alur kerja dan alur bisnis bisa dilakukan dengan fleksibel dimanapun dengan Google Workspace sebagai tool produktivitas kerja.

Dengan beragam fitur dan aplikasi Google Workspace yang multiguna, ini bisa menjadi alat operasional bagi tim maupun perusahaan besar. Pekerjaan operasional seperti membuat laporan, mengumpulkan hingga mengelola data-data penting. Tidak perlu lagi membayar tools lain karena semuanya sudah tersedia oleh platform besutan Google.

Meningkatkan Produktivitas Kerja

Kegunaan Google Workspace yang terpenting adalah meningkatkan produktivitas kerja. Keberadaan fitur-fitur Google Workspace dapat membantu kita untuk lebih produktif dan meningkatkan efisiensi dalam melakukan pekerjaan. Sebagai salah satu contoh, kita tidak perlu menghabiskan waktu berlama-lama untuk mencari suatu dokumen atau data. 

Cukup membuka Google Drive sebagai penyimpanan yang dapat digunakan di berbagai device. Dan dengan fitur Search, kita dapat membantu menemukan dokumen yang kita cari. Pekerjaan menjadi lebih mudah dan efisien, bukan?

Sebagai Solusi Untuk Manajemen Bisnis

Kegunaan Google Workspace yang terakhir adalah sebagai solusi dalam manajemen bisnis. Platform ini memberikan jawaban atas kesulitan beberapa perusahaan yang ingin mengelola dan mengoperasikan bisnis secara digital. Banyak pemilik bisnis yang ingin menerapkan transformasi digital pada operasional bisnisnya, namun terkendala biaya dan pengetahuan teknologi yang rendah. 

Pemilik usaha dapat melakukan transformasi digital secara perlahan dan bertahap melalui aplikasi dan fitur-fitur yang disediakan oleh Google Workspace. Dengan biaya yang terjangkau, para pemilik usaha dapat mendapatkan manfaat dan kemudahan dalam mengelola usahanya.

Mulai dari mengatur jadwal meeting dengan Google Calendar, menggunakan lembar kerja pada Google Sheets, Google Docs dan Google Slide, melakukan konferensi online dengan Google Meet, dan masih banyak lagi fitur yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola dan mengoperasikan bisnisnya.

Terlebih lagi, Google Workspace sangat mudah untuk digunakan oleh orang awam. Para pengguna juga tetap bisa menghubungi layanan yang tersedia 24 jam jika membutuhkan bantuan. 

Mulai Gunakan Google Workspace Sekarang

Ternyata banyak sekali ya kegunaan Google Workspace. Dengan Google Workspace, kita menemukan solusi hebat dan lengkap untuk bisnis dan pekerjaan, serta dapat berkolaborasi dan menyimpan dokumen dengan sangat mudah dan keamanan yang teruji.

Itulah 8 kegunaan Google Workspace di atas adalah cuplikan dari banyaknya manfaat dan kegunaan lain yang bisa kita nikmati dari Google Workspace. Berbagai manfaat Google Workspace ini tentunya bergantung pada jenis paket, gratis atau berbayar. 

Google Workspace di Exabytes Indonesia
Kini Google Workspace tersedia di Exabytes Indonesia

Jadi, bagaimana? Apakah kalian tertarik untuk memulai dan membeli paket Google Workspace? Jika kamu tertarik, Exabytes Indonesia menyediakan berbagai paket Google Workspace yang cocok untuk kamu. Kamu bisa beli Google Workspace dan memilih paket sesuai kebutuhan kamu juga tim. Dengan harga yang terjangkau, kamu bisa nikmati berbagai manfaatnya dan membantu pekerjaanmu menjadi lebih mudah.

Sekian artikel kegunaan Google Workspace, semoga menambah wawasan baru ya Exabytes Friends.

Credit: Luthfina Zahrotul Amalia

Apakah artikel ini membantu?
YaTidak
0 0 votes
Article Rating
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments