Dalam dunia bisnis, cash flow yang lancar adalah kunci keberlangsungan perusahaan. Untuk menjaganya, pebisnis perlu memastikan pembayaran invoice dari customer tepat waktu. Salah satu cara untuk menjaga agar invoice tetap terbayar tepat waktu adalah dengan menagih customer pakai invoice digital.
Proses penagihan yang sebelumnya rumit dan menghabiskan banyak waktu bisa berubah menjadi lebih cepat dan efisien. Ada banyak keuntungan yang bisa dirasakan oleh para pebisnis ketika menerapkan invoice digital untuk penagihan, diantaranya:
Daftar Isi
Invoice sampai dalam hitungan detik dengan aman
Dibandingkan dengan metode konvensional, invoice digital dapat dikirimkan hampir seketika melalui email, WhatsApp, atau platform komunikasi lainnya, memastikan pelanggan menerima invoice dengan cepat dan akurat.
Selain itu, invoice juga sampai dengan aman. Kamu tidak perlu khawatir hilang di jalan atau bahkan kehujanan saat diantarkan oleh kurir. Tidak ada lagi kekhawatiran tentang dokumen yang tercecer di jalan, atau kerusakan akibat faktor eksternal seperti air atau kerusakan fisik
Melacak invoice jadi lebih praktis
Platform invoice digital memberikan notifikasi saat invoice dilihat oleh customer. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengetahui dengan pasti kapan invoice dikirim, diterima, dilihat, dan bahkan kapan pembayaran dilakukan. Dengan informasi yang selalu diperbarui ini, ketidakpastian mengenai status invoice dapat diminimalkan.
Lebih lanjut, sistem digital juga menyederhanakan pencarian dan pengelolaan dokumen. Jika sebuah perusahaan perlu mengakses riwayat invoice dari beberapa bulan atau tahun sebelumnya, mereka tidak perlu lagi mencari melalui tumpukan kertas atau folder yang disimpan dalam lemari arsip. Dengan beberapa klik saja, informasi yang relevan bisa diakses dalam hitungan detik. Ini tidak hanya mempercepat proses, tetapi juga mengurangi risiko kesalahan atau kehilangan data yang mungkin terjadi dalam sistem manual.
Pengingat otomatis untuk customer
Dalam bisnis, follow-up terkait pembayaran invoice kerap menjadi tugas yang memakan waktu dan sumber daya. Namun, dengan adanya sistem invoice digital, proses ini menjadi jauh lebih sederhana dan otomatis.
Fungsi pengingat otomatis memastikan bahwa pelanggan diberi notifikasi tepat waktu mengenai jatuh tempo pembayaran, mengurangi beban pebisnis untuk selalu mengingatkan. Ketika pebisnis hanya perlu duduk dan menunggu, sistem akan mengirimkan pengingat otomatis kepada pelanggan yang belum menyelesaikan pembayarannya.
Terintegrasi dengan pembayaran digital dan laporan keuangan
Dengan fitur pembayaran online, pelanggan dapat membayar langsung dari invoice. Saat ini, invoice digital sudah terintegrasi langsung dengan digital payment. Dengan begitu, customer tinggal membuka invoice dan membayarnya langsung.
Selain itu, pembayaran juga tercatat langsung di dalam satu tempat. Baik kamu maupun customer bisa melihat status pembayaran langsung. Proses pembayaran menjadi lebih ringkas, sehingga invoice dibayar lebih cepat.
Tidak hanya memudahkan proses pembayaran, tapi juga membantu dalam pencatatan keuangan bisnis. Setiap transaksi yang terjadi akan terekam secara otomatis dalam sistem, sehingga memudahkan dalam pengelolaan laporan keuangan. Dengan demikian, laporan keuangan selalu up-to-date dan dapat diakses kapan saja, sehingga memudahkan dalam pengambilan keputusan bisnis.
Kesimpulan
Menurut Deloitte, perusahaan yang menggunakan invoice digital dapat mengurangi biaya pemrosesan invoice mereka hingga 57% dan mempercepat waktu pemrosesan pembayaran hingga 50%. Integrasi dengan sistem pembayaran online juga memotong banyak langkah dalam proses pembayaran, memudahkan bagi pelanggan untuk membayar tepat waktu. Dengan demikian, invoice digital memang pantas disebut sebagai game-changer dalam pengelolaan cash flow bisnis.
*Artikel ini hasil kerja sama Paper.id dengan Exabytes
