Pernahkah kamu melihat email dengan identitas si pengirim? misalnya logo perusahaan, alamat perusahaan, tanda tangan ataupun yang lainnya? Nah, ternyata identitas atau biasa disebut signature tersebut dapat dibuat secara otomatis lho. Terlebih lagi untuk email perusahaan, pastinya signature adalah hal yang penting.
Untuk itu, kami akan membahas tentang cara membuat email signature dengan mudah. Yuk, simak artikel berikut ini!
Daftar Isi
Pengertian Signature Email
Signature email adalah teks yang ada di bagian akhir email. Signature bisa berupa informasi kontak seperti alamat email, nama, URL website atau informasi bisnis kamu. Agar mempermudah untuk menambahkan signature yang ada pada email. Maka kamu bisa melakukan pengaturan supaya signature itu bisa secara otomatis tampil setiap kali kamu mengirimkan email.
Dengan kata lain, signature email layaknya tanda tangan yang dibubuhkan di setiap surat yang ada di bawah pesan yang dikirim lewat email atau informasi tambahan pribadi dari perusahaan pada setiap email yang dikirim.
Baca juga: Email Hosting: Solusi Profesional untuk Komunikasi
Contoh Signature Email
Berikut adalah contoh signature email
Signature Email Personal
Informasi yang diberikan untuk signature personal biasanya tidak berlebihan. Biasanya hanya terdiri dari 3 baris saja. Tambahkanlah nama dan gelar di baris awal, lalu selanjutnya disusul dengan alamat di baris berikutnya. Sedangkan nomor telepon dan alamat email di baris ketiga.
Lalu, agar terlihat profesional, tambahkanlah foto diri. Gunakan foto yang bergaya formal. Dengan foto diri, maka kamu akan terlihat meyakinkan di mata pembaca email.
Signature Email Bisnis / Perusahaan
Tidak terlalu berbeda dengan email personal, signature email bisnis / perusahaan dibuat dengan sederhana juga. Biasanya terdiri dari 4 baris. Cantumkan nama dan gelar di baris awal, lalu selanjutnya disusul dengan jabatan dan nama perusahaan yang diwakilkan bila kamu mengirim email untuk mewakili perusahaan/bisnis, lalu berikan alamat spesifik di baris berikutnya. Sedangkan nomor telepon dan alamat email di baris paling terakhir.
Bila memiliki nomor telepon, alamat email atau sosial media lebih dari satu, sebaiknya jangan ditambahkan semuanya ke dalam signature. Cukup pilih satu saja yang paling sesuai.
Lalu, supaya terlihat profesional, cantumkan juga logo perusahaan. Dengan ditambahkannya logo, maka email yang dikirimkan oleh perusahaan/bisnis akan terlihat meyakinkan di mata pembaca email.
Fungsi Signature Email
Berikut adalah fungsi dari signature email yaitu:
- Sebagai identitas pemilik email atau representasi perusahaan bekerja
- Dapat meningkatkan personal branding agar lebih profesional
- Sebagai media promosi dimana email dapat mencantumkan nama perusahaan
Komponen dan Elemen pada Signature Email
Tentunya sebelum menyertakan signature email, ada beberapa komponen dan elemen yang harus dilengkapi yang dapat disesuaikan dengan keperluan dan tujuan tanda tangan tersebut dialamatkan. Berikut ini semua yang harus kamu lengkapi untuk menambah kredibilitas bisnis kamu:
Identitas Diri atau Perusahaan
Jika kamu mengirim email secara personal, cantumkanlah nama lengkap beserta gelar yang kamu miliki. Namun, jika kamu mewakili perusahaan, cantumkanlah nama lengkap, gelar, dan jabatan kamu di perusahaan tersebut beserta nama perusahaan nya.
Hal ini dilakukan agar orang atau perusahaan yang dikirimi email bisa tahu siapa yang sedang berbicara dengannya.
Alamat
Kalau kamu pengirim email secara personal, sebaiknya cantumkan alamat dengan singkat saja. Tidak perlu mencantumkan alamat tinggal secara spesifik, cukup nama kabupaten, dan provinsi.
Namun, jika kamu mewakili perusahaan, cantumkanlah alamat perusahaan secara spesifik, nama kota dan provinsi.
Nomor Telepon Aktif yang Dapat Dihubungi
Baik pengguna email personal maupun email perusahaan sebaiknya cantumkan nomor telepon aktif yang dapat dihubungi, supaya pembaca email dapat dengan mudah bila sewaktu – waktu mereka membutuhkan dan meneleponmu secara langsung.
Selain itu, tentunya kamu juga harus siap untuk di telepon sewaktu – waktu bila kamu memang ingin mencantumkan nomor telepon di signature email mu.
Tambahkan Alamat Website
Sebagai pengguna email personal, sebaiknya kamu tidak mencantumkan alamat website, terlebih lagi bila website tersebut bukan berisi mengenai hal – hal yang membahas mengenai riwayatmu, atau biodatamu.
Nah, bila email tersebut milik perusahaan, cantumkanlah website resmi perusahaan tersebut. Supaya sewaktu – waktu mereka membutuhkan data penting atau sekedar ingin melihat profil perusahaan, bisa melalui website yang sudah tertera di signature email.
Tambahkan Foto atau Logo Perusahaan
Bagi kamu yang menggunakan email secara personal, bisa kamu tambahkan foto diri didalam signature emailnya. Tetapi sebaiknya tambahkan foto dengan pose formal dan bukan foto selfie atau wefie supaya terlihat lebih profesional.
Untuk signature email perusahaan, tambahkan logo perusahaan supaya signature terlihat lebih profesional dan meyakinkan.
Buatlah dengan Singkat, Padat dan Jelas
Seringkali para pengguna email baik personal maupun perusahaan membuat signature email terlalu panjang dan banyak. Sebaiknya, tambahkanlah signature yang singkat, padat, dan jelas. Cukup tambahkan info mengenai nama, alamat, nomor telepon, alamat website, dan sertakan foto atau logo saja.
Tidak perlu disertakan alamat facebook, twitter, instagram, nomor telepon atau alamat email yang lebih dari satu, dan lainnya.
Pastikan Informasi dalam Signature Tetap Relevan
Kamu telah memasukkan berbagai info penting seperti alamat, dan nomor telepon. Setelah mengatur isi dari signature email. Sebaiknya, pastikan informasi yang tertera di signature tersebut tetap relevan. Misalnya, bila berganti nomor telepon atau berpindah domisili, hendaknya info yang tertera di signature email juga segera diubah.
Cara Membuat Signature Email
Berikut adalah informasi tentang cara membuat signature email menggunakan Gmail, Yahoo dan Outlook:
Membuat Signature Email di Yahoo
- Login ke akun Yahoo.
- Arahkan kursor di pojok kanan atas Yahoo, dan klik gambar yang bergerigi lalu pilih Setting/Pengaturan.
- Setelah itu akan muncul halaman pop up. Pilih menu Menulis Pesan. Pada halaman pengaturan pilih, Tampilan Tanda Tangan Berformat pada menu Tanda Tangan. Selanjutnya, lakukan pengaturan sesuai kemauan.
- Jika sudah, klik Simpan.
Membuat Signature di Outlook
- Login ke akun Outlook.
- Lalu arahkan kursor ke pojok kanan atas Outlook, dan klik gambar yang bergerigi lalu pilih Options.
- Pada bagian Options, pilih Formatting, font and signature.
- Ada dua kotak pengaturan, pilih yang kedua Personal Signature. Silahkan melakukan pengaturan sesuka hati, lalu klik Save.
Membuat Signature di Gmail
- Login ke akun Gmail.
- Arahkan kursor di pojok kanan atas Gmail, dan klik gambar yang bergerigi lalu pilih Setting/Pengaturan.
- Pada halaman Setting, geser ke bagian tengah hingga dapat pengaturan Signature. Silahkan melakukan pengaturan sesuai selera masing-masing.
- Setelah mengisi kotak signature, jangan lupa mencentang tulisan Insert this signature before quoted text in replies and remove the “–” line that precedes it dibawahnya.
- Lalu klik Save Changes di akhir pengaturan.
Demikian panduan cara membuat signature di email. Menambahkan signature berbentuk digital pada pesan email akan membuat komunikasi formal lebih terasa serius dan memberikan kesan yang baik bagi kedua belah pihak yang terhubung. Pastikan juga kamu selalu menyertakan informasi yang valid dan sesuai beserta logo perusahaan untuk membuat kontrak atau perjanjian kamu lebih profesional.
Penting sekali untuk memiliki email yang tak hanya sebagai alat komunikasi saja demi menjangkau orang banyak tetapi juga banyak manfaat lainnya yaitu meningkatkan brand awareness dan profesionalisme Nah, jika kamu ingin menggunakan email professional menggunakan nama domain, kami rekomendasikan EBiz Mail Pro Exabytes.
EBiz Mail Pro merupakan email bisnis dari Exabytes dimana email ini dapat menjadi solusi untuk kebutuhanmu terutama bagi yang memiliki perusahaan atau bsinis. Dengan ini, kamu bisa membuat email yang profesional dengan nama domain perusahaan atau bisnis yang kamu miliki. Tak hanya itu, kamu bisa juga berkolaborasi dengan membagikan dokumen, kalendar, catatan dan lainnya. Kunjungi Exabytes Indonesia untuk informasi lebih lanjut.
Selamat mencoba membuat signature email!
