Era digitalisasi dalam bisnis membawa banyak keuntungan, salah satunya lewat invoice. Yang dulunya harus menggunakan kertas, kini sudah tergantikan oleh invoice digital. Tentu, banyak orang sudah merasakan manfaatnya dari segi efisiennya.
Apa hanya itu saja? Tidak, karena invoice digital membawa banyak manfaat lainnya, salah satunya soal keamanan. Apalagi, transaksi bisnis perlu dikelola dengan tingkat keamanan yang tinggi agar masing-masing pihak bisa saling percaya. Berikut 4 manfaat yang perlu kamu ketahui jika menggunakan invoice digital dalam bisnis.
Daftar Isi
Terhindar dari Risiko Kehilangan
Invoice digital memberikan perlindungan yang kuat terhadap risiko kehilangan atau kerusakan dokumen fisik yang mungkin terjadi selama proses pengiriman. Dengan pendekatan ini, dokumen bisa tiba tepat di tangan mitra bisnis (supplier/customer) tanpa khawatir tentang kemungkinan kehilangan atau pencurian oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
Selain itu, proses transaksi dapat berjalan dengan lancar karena bisa diproses secara instan oleh mitra bisnis. Terpenting, keamanan data transaksi dapat terjaga dengan baik karena hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang.
Dilindungi dengan Sistem Keamanan Selevel Bank
Invoice digital mengandalkan sistem keamanan yang canggih untuk melindungi data transaksi. Salah satu aspek penting dalam menjaga keamanan data adalah sistem enkripsi. Dengan teknologi ini, data transaksi seperti identitas pribadi, nilai transaksi, dan informasi terkait lainnya tetap terjaga di dalam aplikasi invoice dan tidak dapat diakses oleh pihak yang tidak berwenang.
Data-data ini disimpan secara aman dalam cloud storage dan hanya dapat diakses oleh individu yang memiliki hak akses. Hal ini menjamin tingkat keamanan dan privasi data yang tinggi, sehingga risiko peretasan data menjadi minimal. Untuk ini, business owner perlu bijak dalam memilih platform bisnis yang cocok dengan mereka, sehingga data tetap aman & operasional tetap lancar.
Meningkatkan Visibilitas Laporan Keuangan
Salah satu keuntungan besar dari penggunaan invoice digital adalah peningkatan visibilitas laporan keuangan. Risiko penggelapan laporan keuangan oleh karyawan dapat berkurang secara signifikan. Transaksi bisnis dicatat dan diproses otomatis, sehingga laporan keuangan dapat dihasilkan dengan cepat dan mudah.
Dengan pendekatan ini, risiko manipulasi laporan keuangan berkurang hingga 66% berdasarkan studi yang dilakukan oleh McKinsey. Business owner dapat dengan mudah memantau transaksi, memverifikasi apakah pembelian barang sesuai dengan kebijakan perusahaan, dan mendeteksi aktivitas yang mencurigakan dengan lebih cepat berkat data historis yang tercatat dalam platform invoice digital.
Bisa Dibubuhkan Dengan e-Meterai Langsung
Tahukah kamu? Pemerintah sudah mewajibkan untuk dokumen transaksi di atas Rp5.000.000 harus menggunakan e-Meterai. Ini sesuai UU no 10 tahun 2020, pasal 3, ayat (2). Tentunya, kamu harus menaatinya dengan membubuhkan e-meterai sesuai dengan ketentuan di atas.
Ini tentunya bisa lebih mudah kalau kamu menggunakan invoice digital. Kenapa? Karena kamu bisa tinggal membeli dan membubuhkannya langsung. Tanpa harus ke toko ATK atau kantor pos utnuk membeli meterai. Lebih hemat waktu dan tidak usah repot-repot scan karena dokumen soft-copy nya bisa disimpan langsung.
Invoice digital telah membuktikan efektivitasnya dalam menjaga keamanan dan efisiensi bisnis, terutama di sektor B2B. Dengan beralih dari metode konvensional ke invoice digital, perusahaan dapat menjaga keamanan data finansial, meningkatkan efisiensi penagihan, dan mengurangi risiko yang terkait dengan proses penagihan manual. Ini adalah langkah bijak dalam menjaga kelangsungan bisnis dan melindungi aset finansial perusahaan.
