Microsoft Exchange: Pengertian, Manfaat, dan Cara Menggunakannya

0
2350

Apakah kamu selalu melakukan berbagai aktivitas dalam hal pekerjaan atau bisnis? Jika demikian, kamu mungkin perlu software yang akan membantu mengelola email.

Simak manfaat dan cara menggunakan Microsoft Exchange, software yang membantu dalam mengelola email. 

Mengenal Apa Itu Microsoft Exchange

mengenal apa itu microsoft exchange
Microsoft Exchange membantu mengelola pesan email di jaringan internet maupun intranet. (Sumber: shutterstock)

Apa itu Microsoft Exchange? Jika dilihat dari namanya, mungkin kamu tahu kalau Microsoft Exchange atau Microsoft Exchange Server adalah software yang dirilis oleh Microsoft. Software ini memungkinkan administrator sistem untuk mengontrol komunikasi seperti email baik di intranet  maupun Internet .

Microsoft Exchange merupakan kumpulan aplikasi yang memungkinkan pertukaran pesan digital dan kolaborasi dalam lingkungan TI perusahaan. Termasuk diantaranya adalah platform email, kalender, kontak, dan penjadwalan.Melalui fitur kalender, pengguna dapat berkolaborasi dan berbagi dokumen.

Kumpulan aplikasi ini terdiri dari Microsoft Outlook (sebelumnya Microsoft Exchange Client) dan Microsoft Exchange Server. Kedua produk tersebut diperkenalkan pertama kali dalam Windows 95.

Saat ini, fitur Microsoft banyak digunakan pada sistem operasi Windows Server untuk penggunaan bisnis. Aplikasi ini juga dikenal sebagai Pesan Windows. 

Dengan Microsoft Exchange, organisasi dapat mengkonfigurasi dan menghosting layanan email dan kolaborasi. 

Cara Kerja Microsoft Exchange

Microsoft Exchange adalah produk untuk menjembatani antara perusahaan yang terutama berfokus pada pengiriman, penerimaan, dan penyimpanan pesan email. Selain mengelola traffic pesan email, aplikasi ini juga menyediakan fitur kolaborasi lainnya, seperti kalender yang juga terintegrasi dengan berbagai aplikasi Microsoft lainnya.

Microsoft Exchange Server dipasang pada sistem operasi Windows server. Sementara Microsoft Exchange client dipasang pada node klein. Tentunya, keduanya berada di dalam sistem atau lingkungan perpesanan Microsoft Exchange.

Email  yang masuk pertama kali diterima  kemudian akan diteruskan ke klien tujuan. Tersedia juga berbagai layanan lain yang bisa pengguna gunakan diantaranya adalah manajemen kontak, manajemen tugas, dan kalender.

Tidak hanya itu, Microsoft Exchange juga menawarkan layanan cloud yang memudahkan pengguna untuk mengaksesnya kapan saja dan dimana saja.

Fitur penyimpanan dan keamanan di platform ini memungkinkan organisasi mengarsipkan konten, melakukan pencarian, dan menjalankan tugas kepatuhan. 

Setelah berevolusi, Microsoft Exchange kini menjadi komponen dasar Office 365 sebagai penawaran perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) di cloud Microsoft dengan Microsoft bertindak sebagai penyedia layanan.

Fitur Microsoft Exchange 2019

Microsoft Exchange rilisan tahun 2019 memberikan failover atau layanan pengiriman antar server yang jauh lebih cepat dan kamul. Aplikasi ini dirancang untuk meningkatkan kinerja secara keseluruhan dan memanfaatkan perangkat keras penyimpanan terbaru, termasuk disk yang lebih besar dan solid-state drive (SSD).

Tersedia beberapa fitur tambahan di server Exchange 2019, diantaranya adalah sebagai berikut:

  • Menyediakan dukungan hingga 256 GB memori dan 48 inti CPU
  • Mengaktifkan penginstalan di Windows Server Core
  • Memungkinkan akses eksternal ke pusat admin Exchange (EAC) dan Exchange Management Shell diblokir secara native
  • Menggunakan alokasi cache memori dinamis untuk mengoptimalkan penggunaan memori untuk database aktif
  • Mencegah peserta meneruskan undangan rapat
  • Memberi pengguna akhir opsi tambahan untuk mengakses email di luar Microsoft Office;
  • Memungkinkan administrator membatalkan rapat yang diselenggarakan oleh pengguna yang telah keluar dari perusahaan
  • Memungkinkan administrator untuk menetapkan izin delegasi
  • Memungkinkan alamat email dalam bahasa lain dirutekan dan dikirim secara asli

Bersamaan dengan fitur tambahan ini di Exchange 2019, Unified Messaging (UM) dan semua fungsi terkait telah dihapus.  

Isu Microsoft Exchange Versi Terbaru di 2025

Perkembangan teknologi termasuk informasi seputar Microsoft Exchange selalu menarik untuk dijadikan topik pembahasan, bukan? Tetapi tahukah kamu isu apa yang berhubungan dengan software besutan Microsoft satu ini? Microsoft mengumumkan serangkaian pengembangan Exchange Server  dengan tujuan:

  • Menyusun masa depan Exchange Server
  • Mengatasi kekhawatiran tentang umur panjang server email lokal
  • Menekankan investasi berkelanjutan mereka dalam teknologi

Pengumuman besarnya adalah revisi dari rencana awal mereka yang diumumkan pada Ignite 2020 untuk mengirimkan versi baru Exchange Server pada tahun 2021 berdasarkan model langganan. Sebagai gantinya, versi Exchange Server berikutnya akan muncul pada tahun 2025, tepat pada waktunya untuk mengambil alih dari versi lama dan tidak didukung.

Microsoft juga mengumumkan bahwa mereka menghadirkan kembali Microsoft Exchange Conference (MEC), meskipun dalam format virtual yang gundul. Acara berlangsung pada 13-14 September 2022. 

Terakhir, Microsoft mencari pelanggan dan mitra untuk bergabung dalam Technology Adoption Program (TAP) for Exchange Server. Pada dasarnya, TAP memberikan akses ke build pra-rilis Exchange Server. 

Manfaat Microsoft Exchange untuk Para Pelaku Bisnis

manfaat microsoft exchange
Pelaku bisnis yang menggunakan Microsoft Exchange bisa menikmati berbagai kelebihan yang diberikan software tersebut. (Sumber: shutterstock)

Dengan segudang manfaat Microsoft Exchange, rasanya tidak heran jika para pelaku bisnis menggunakan software satu ini. Adapun manfaat yang bisa didapatkan dengan penggunaan yang tepat adalah sebagai berikut:

Data Rahasia Menjadi Lebih Aman

Di dunia maya, setiap data berada di bawah ancaman, dan setiap organisasi mengkhawatirkan keamanan informasi yang dibagikan melalui pesan email. 

Manfaat Exchange Server mencakup mekanisme pertahanan bawaannya terhadap semua jenis ancaman email. Filter anti-spam berlapis-lapis terus melindungi dari ancaman phising dan spam canggih. Program anti-malware terus memeriksa ancaman dari virus. 

Melengkapi Pencadangan data kamu

Tidak seperti model surat POP3 lama, manfaat Exchange Server menyediakan hub terpusat yang mencadangkan semua email yang dapat diakses kapan pun pengguna memerlukannya.

Fleksibilitas

Profesional saat ini membutuhkan fleksibilitas dalam budaya kerja dan akses 24×7 ke informasi penting. Untuk kebutuhan tersebut, mereka dapat menggunakan Microsoft Exchange Server. Microsoft Exchange Online baru tersedia di platform Office 365 yang berbasis cloud

Dengan memanfaatkan MS Office Outlook sebagai platform email, fitur Microsoft ini mampu menyediakan fungsionalitas manajemen email dan kontak yang efisien. Sehingga karyawan dapat mengakses email mereka dari mana saja, kapan saja. 

Kolaborasi Kerja yang Produktif dan Terorganisir

Salah satu manfaat menggunakan fitur kolaborasi kerja Microsoft ini yang paling penting adalah membuat bisnis lebih produktif. Dengan fitur yang berbeda, seperti penjadwalan, manajemen kontak, berbagi kalender antara anggota staf, membantu rekan kerja untuk tetap mendapat informasi dan membuat jalur yang selaras, sehingga meningkatkan produktivitas. 

Aplikasi

Pusat Admin Exchange baru pada dasarnya adalah tab Aplikasi yang memungkinkan bisnis untuk mengkonfigurasi aplikasi sesuai kebutuhan pengguna. Aplikasi tersebut termasuk LinkedIn, Bing Maps, dan beberapa aplikasi lainnya. 

Fitur ActiveSync Exchange Server memberi pengguna kemampuan untuk menyinkronkan data mereka dengan perangkat seluler, termasuk ponsel Windows, Android, iOS, dan BlackBerry.

Cara Menggunakan Akun Microsoft Exchange

Microsoft Exchange: Pengertian, Manfaat, dan Cara Menggunakannya - 2024
Microsoft Exchange bisa digunakan dengan tiga cara berbeda. (Sumber: shutterstock)

Meski umumnya digunakan oleh perusahaan, Microsoft Exchange sebenarnya bisa digunakan oleh jenis organisasi atau badan kelompok lainnya. 

Untuk menggunakan ini, kamu perlu membuat akun Microsoft Exchange terlebih dahulu dan dapat digunakan sebagai akun email di kantor, organisasi, ataupun sekolah. 

Perusahaan, organisasi, atau pihak sekolah lah akan memberi kamu akun email Exchange untuk menjalankan Microsoft Exchange Server, atau menggunakan Microsoft 365 yang menggunakan Exchange Server sebagai penyedia email.

Saat kamu menggunakan akun Exchange, pesan email kamu dikirim ke dan disimpan di kotak surat kamu di server Exchange. Begitupun dengan kontak dan kalender kamu juga akan disimpan di server tersebut.

Saat perusahaan, organisasi, atau sekolah menyiapkan server Exchange, mereka akan memilih metode apa yang digunakan setiap akun Exchange untuk mengakses email di server, yaitu:

Exchange ActiveSync; MAPI/HTTP

Exchange ActiveSync; MAPI/HTTP merupakan metode yang memungkinkan pengguna mengakses email dari berbagai perangkat termasuk laptop, tablet, dan smartphone.

Saat mengakses atau membaca email, kamu dapat mengunduh atau bahkan menyimpan email di perangkat yang kamu gunakan sehingga tidak perlu membacanya melalui Exchange Server. Dengan demikian, email tetap bisa diakses bahkan saat tidak terhubung ke Internet.

IMAP

Sama seperti Exchange ActiveSync, IMAP  merupakan metode lain untuk mengakses email dimana saja dan kapan saja dari berbagai perangkat. Bedanya, saat membaca pesan email menggunakan IMAP, kamu tidak dapat mengunduh atau menyimpannya di perangkat. Kamu hanya bisa membacanya dari Exchange Server.

Dengan IMAP, email di folder Kotak Masuk, Item Terhapus, Item Terkirim kamu disinkronkan antara perangkat kamu dan server. IMAP memungkinkan penyimpanan kalender terbatas tetapi tidak mendukung kolaborasi pada kalender dengan pengguna lain.

IMAP memungkinkan email pada inbox, item terhapus, dan item terkirim disinkronkan dengan perangkat dan server. Selain itu, juga memungkinkan penyimpanan kalender namun masih terbatas. Akan tetapi, kamu tidak bisa berkolaborasi dengan kalender pengguna lainnya.

Email POP

Email POP diunduh dari Exchange Server ke komputer. Setelah berhasil diunduh dan tersimpan di perangkat, email akan dihapus dari server. Jadi, agar bisa mengakses email yang sudah diunduh, kamu harus menggunakan komputer yang sama saat mengunduh email tersebut.

Jika kamu mengakses email dari komputer atau perangkat lain, ada kemungkinan beberapa pesan yang kamu unduh sebelumnya telah dihapus. Sampai jumpa di artikel selanjutnya!

Kesimpulan 

Dengan menggunakan Microsoft Exchange, kamu bisa dengan lebih mudah berkirim pesan dan kolaborasi di dalam perusahaan. Aplikasi ini juga bisa menjaga kerahasiaan data yang dikirim dengan baik dan aman. 

Untuk penggunaan aplikasi ini sendiri juga sangat mudah, baik oleh perusahaan maupun anggota di dalam perusahaan. 

0 0 votes
Article Rating
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments