Di masa sekarang webmail sangatlah penting. Umumnya digunakan untuk mengirim dan menerima pesan. Akan tetapi seiring dengan perkembangannya, banyak layanan webmail yang mulai menambahkan fitur lain di dalamnya.
Sayangnya masih ada banyak orang yang belum mengetahui apa itu webmail dan perbedaannya dengan layanan email lainnya.
Untuk mengetahui lebih lanjut, berikut adalah penjelasan mengenai webmail, keuntungan, dan cara konfigurasinya.
Daftar Isi
Apa Itu Webmail?
Webmail merupakan suatu layanan email yang hanya bisa diakses menggunakan web browser baik Mozilla, Google, dan lain sebagainya. Dalam pengelolaannya, layanan email ini memanfaatkan halaman website sebagai medianya.
Menariknya, pengguna tidak perlu melakukan instalasi mail client atau aplikasi email ke perangkat. Sebab layanan Webmail hanya bisa diakses dan dikonfigurasi menggunakan web browser saja.
Dengan adanya webmail, pengguna dapat mengakses email mereka meskipun berbeda perangkat. Mereka dapat mengirim dan menerima pesan di perangkat manapun. Hal itu karena semua akses data email tersimpan dalam suatu server atau hosting.
Bagaimana Cara Kerja Webmail?
Sebagaimana yang telah dijelaskan mengenai apa itu Webmail, layanan email ini dapat diakses dan digunakan tanpa perlu melakukan instalasi aplikasi.
Karena berbasis web, maka jelas cara kerjanya akan memanfaatkan server atau hosting yang telah dibeli. Karena itulah email dan informasi pengirim pesan akan disimpan di email server.
Webmail dibekali dengan dua server utama yakni server incoming yang mengelola Simple Mail Transfer Protocol atau SMTP yang bekerja pada port 25 dan server outgoing bernama Post Office Protocol alias POP3 yang bekerja pada port 110 atau Internet Mail Access Protocol alias IMAP pada port 143.
Dalam proses pengiriman email pun mempunyai sistem tersendiri dimana server SMTP akan menghubungkannya ke server SMTP tujuan.
Jika server tujuan tidak merespon atau tidak tersedia, maka email tersebut akan disimpan secara otomatis pada Queue. Setiap 15 menit, email tersebut akan disambungkan ke server tujuan. Email akan gagal terkirim apabila server SMTP tujuan tidak dapat dihubungi maksimal 5 hari.
Sedangkan email yang telah terkirim akan masuk ke server outgoing POP3 atau IMAP. Jika ingin melihat isi email, maka email tersebut harus diunduh terlebih dahulu dari server.
Email yang terunduh dari POP3 otomatis disimpan pada penyimpanan perangkat tempat mengunduh. Sedangkan yang terunduh di IMAP akan tetap berada di semail server.
Kelebihan dan Kekurangan Webmail
Mencari tahu tentang apa itu Webmail juga akan mengarah pada kelebihan dan kekurangannya. Berikut adalah beberapa kelebihan dan kekurangan dari Webmail.
Kelebihan
- Fleksibel: Penyimpanan email secara langsung pada server memungkinkan pengguna untuk mengakses email di banyak perangkat sekaligus.
- Webmail memiliki kapasitas yang lebih besar
- Selama terkoneksi dengan jaringan, pengguna dapat mengelola email dengan bebas mulai dari mengirim pesan, membaca dan membalas email, hingga menghapusnya dari server
- Dapat mengelola email tanpa perlu menginstal aplikasi apapun ke dalam perangkat.
- Beberapa layanan webmail memungkinkan pengguna menciptakan email dengan domain mereka sendiri.
Kekurangan
- Hanya bisa diakses ketika tersambung dengan jaringan internet.
- Webmail rentan terhadap serangan malware dan kejahatan cyber lainnya yang menyebabkan data yang tersimpan hilang dari server
- Sulit untuk mengarsipkan pesan karena tersimpan secara otomatis pada server penyedia layanan.
Perbedaan Webmail dengan Layanan Email Lainnya (Google, Outlook, dan Yahoo)
Setelah mengetahui tentang apa itu Webmail, pasti hal yang ada dibenak akan langsung mengarah ke perbedaannya dengan layanan email yang sering digunakan misalnya Google, Outlook, atau Yahoo.
Pada dasarnya semuanya masih termasuk ke dalam jajaran layanan webmail. Bahkan banyak penyedia layanan webmail yang bisa digunakan secara gratis. Di samping itu tak sedikit penyedia layanan yang memiliki layanan webmail berbayar.
Biasanya webmail gratis seperti Google, Outlook, atau Yahoo hanya akan memberikan format email dengan domain bawaan mereka. Misalnya Gmail yang identik dengan domain @gmail.com.
Sedangkan website versi berbayar, pengguna dapat membuat format email berdasarkan nama domain pilihan mereka. Inilah hal utama yang membedakan.
Selain itu webmail gratis biasanya juga dapat diakses menggunakan email client yang diinstal pada perangkat. Sedangkan webmail berbayar perlu memiliki akses ke layanan server domain yang bisa diakses melalui browser.
Cara Membuat Akun Webmail
Mungkin banyak yang sudah mengerti cara membuat akun webmail secara gratis. Oleh karena itu artikel ini akan lebih cenderung membahas mengenai apa itu webmail dan cara membuat akun dengan domain sendiri.
Langkah 1: Masuk ke cPanel/Plesk hosting yang telah dibeli
Langkah 2: Pada bagian Tools atau tab Email (jika pengguna Plesk), pilih Mail Account. Lalu klik Create untuk membuat email.
Langkah 3: Isikan semua data yang dibutuhkan. Lalu klik Create. Email dengan domain sendiri telah selesai dibuat.
Cara Mengakses dan Mengkonfigurasi Webmail
Meski berhasil dibuat, email masih belum dapat diakses, menerima pesan, atau mengirim pesan. Pengguna harus melakukan konfigurasi terlebih dahulu.
Langkah 1: Pada halaman Email Accounts, klik Connect Devices
Langkah 2: Prioritaskan untuk memilih Secure SSL. Namun jika gagal, mulai gunakan yang Non-SSL Setting. Simpan masing – masing informasi dari keduanya.
Langkah 3: Ini adalah tahap konfigurasi dari cPanel ke Gmail. Sila masuk ke akun Gmail dan pilih Setting. Lalu klik See all settings.
Langkah 4: Klik tab Accounts dan klik Add a mail account.
Langkah 5: Pada jendela baru, sila masukkan email yang tadi didaftarkan pada cPanel. Klik Next.
Langkah 6: Ceklis bagian Import emails from my other account (POP3) dan klik Next.
Langkah 7: Di bagian ini, masukkan username dan password yang telah didaftarkan di cPanel. Lalu masukkan Incoming Server dan Port pada bagian Pop Server sesuai dengan data yang didapatkan sebelumnya.
Terakhir ceklis semua pilihan setting yang diinginkan. Lalu klik Add Account. Pastikan konfigurasinya sudah sesuai agar berhasil.
Langkah 8: Jika sudah berhasil, selanjutnya ceklis bagian “Yes, ….” lalu tekan Next.
Langkah 9: Lalu input nama profil email. Lalu klik Next Step.
Langkah 10: Selanjutnya masukkan konfigurasi SMTP sesuai dengan konfigurasi yang didapatkan sebelumnya dengan menggunakan username dan password yang sama seperti langkah 7.
Langkah 11: Setelah itu klik Add Account. Apabila proses konfigurasi berhasil, pemilik email akan mendapatkan tautan verifikasi yang berisi kode verifikasi.
Silahkan masukkan kode tersebut dan klik Verify. Dari sini webmail dengan domain sendiri sudah terkoneksi dengan Gmail.
Cara Mengatur Filter dan Folder di Webmail
Setelah konfigurasi ke Gmail berhasil, pemilik dapat mengatur filter terhadap setiap email yang masuk. Untuk mengatur filter, berikut adalah caranya.
Langkah 1: Masuk ke gmail menggunakan email dari cPanel.
Langkah 2: Klik Setting dan pilih lihat semua pengaturan.
Langkah 3: Klik tab Filter dan Alamat yang Diblokir. Di sini pemilik webmail dapat menambahkan filter terhadap email atau frasa tertentu.
Pemilik webmail juga dapat mengelola folder untuk mengelompokkan beberapa email ke dalam satu folder. Berikut adalah caranya.
Langkah 1: Tandai kotak masuk atau email yang dirasa penting atau ingin dikelompokkan
Langkah 2: Klik logo Label yang ada di tab atas. Lalu pilih Buat Baru.
Langkah 3: Masukkan nama label. Lalu klik Buat.
Cara Kelola Kontak Webmail
Sangat mudah bagi para pengguna webmail mengelola kontak setelah melakukan konfigurasi dengan Gmail atau layanan webmail lainnya.
Adapun caranya adalah dengan masuk ke menu gambar Kontak yang ada di bagian kanan Gmail. Di menu ini pengguna dapat menambahkan kontak baru, menghapus, dan mengelola semua kontak.
Webmail Bermanfaat untuk Mengirim Pesan
Itulah penjelasan mengenai apa itu webmail beserta panduan lengkap dan mudah cara konfigurasinya. Webmail sangat berguna untuk mengirim dan menerima pesan elektronik.
Hal yang membuatnya menarik adalah pengguna tidak harus menginstal aplikasi client email untuk mengelola semua pesan email. Sebab webmail bisa diakses menggunakan web browser.
Umumnya webmail yang digunakan oleh orang – orang adalah yang gratis seperti Google atau Yahoo. Akan tetapi untuk meningkatkan kesan personal atau profesional, banyak yang menggunakan webmail berbayar dengan domain sendiri.
Akan tetapi untuk bisa mendapatkan email dengan domain sendiri pengguna harus membeli domain terlebih dahulu di penyedia layanan domain dan hosting. Nantinya pada dashboard registrar bisa mulai untuk membuat email baru.
Selain itu, pengguna Webmail juga perlu melakukan konfigurasi agar dapat menggunakan email seperti pada umumnya baik menerima maupun mengirim pesan elektronik.
