Tanda tangan umumnya digunakan sebagai validasi untuk menegaskan keabsahan suatu dokumen. Surat-surat yang menggunakan tanda tangan dianggap lebih mengikat, sah dan memiliki kuasa tertentu. Maka tidak heran bila di zaman modern seperti sekarang tanda tangan juga turut berinovasi mengikuti perkembangan zaman.
Bila biasanya tanda tangan harus dibubuhkan secara langsung atau biasa disebut tanda tangan basah, sekarang Anda bisa melakukannya secara digital. Anda dapat membubuhkan tanda tangan digital atau e-signature dengan mudah pada dokumen elektronik. Penasaran bagaimana sistem online signature, tingkat keamanan, dan cara menggunakannya? Yuk, simak artikel berikut ini.
Daftar Isi
Apa itu Tanda Tangan Digital
Tentu Anda sudah paham bagaimana sistem kerja tanda tangan basah yang mendominasi sebagian besar dokumen dan surat-surat penting bukan? Nah, pengertian tanda tangan digital sebenarnya tidak jauh berbeda.
Tanda tangan digital adalah tanda tangan elektronik yang dapat dibubuhkan secara online pada dokumen atau surat digital. Tanda tangan digital menggunakan skema matematis yang dapat diverifikasi keasliannya dan tidak sembarangan digunakan.
Sehingga, penggunaan online signature dapat menegaskan integritas pesan atau informasi yang disampaikan adalah benar berasal dari penandatangan atau organisasi yang diwakilkan.
Fungsi Tanda Tangan Digital
Mengingat sistem kerja paperless semakin naik daun beberapa tahun terakhir. Maka, tanda tangan digital tentu menjadi salah satu aspek penting yang tidak boleh ketinggalan. Selain terkesan canggih dan professional, tanda tangan digital juga memiliki beberapa fungsi yang dirangkum dalam beberapa poin berikut ini:
Lebih Efisien dan Hemat Waktu
Menggunakan tanda tangan digital online dapat mempercepat proses bisnis seperti negosiasi atau tanda tangan kontrak. Anda tidak perlu mengirimkan dokumen perjanjian dan menunggu klien menandatangani kesepakatan yang mungkin memakan waktu lama.
Anda hanya perlu mengirimkan pdf secara online dan meminta klien anda membubuhkan tanda tangan digital secara langsung melalui perangkat elektronik mereka. Waktu pengiriman, waktu tunggu, dan biaya cetak dokumen terpangkas secara otomatis, lebih efisien dan hemat waktu bukan?
Tingkat Keabsahan Setara dengan Tanda Tangan Basah
Mungkin Anda berpikir bagaimana online signature bisa dianggap sah? Jangan salah, meskipun dilakukan secara online, namun tanda tangan digital memiliki tingkat keabsahan yang sama dengan tanda tangan basah.
Tanda tangan digital bukanlah editan foto tanda tangan belaka, melainkan dokumen yang langsung ditandatangani dan memiliki algoritma enkripsi yang terstandarisasi. Sehingga, e-signature dapat diverifikasi, bersifat mengikat, dan sah untuk digunakan sebagaimana tanda tangan basah pada umumnya.
Terjamin Keamanannya
Mengingat maraknya kejahatan online tentu Anda harus meningkatkan kewaspadaan. Terutama untuk hal-hal yang bersifat mewakili perusahaan atau diri Anda sendiri, seperti tanda tangan. Namun jangan khawatir, karena tanda tangan digital disediakan oleh aplikasi tertentu yang mengerti bahwa data Anda penting dan berharga.
Keamanan adalah salah satu fungsi aplikasi tanda tangan digital yang tidak kalah penting. Aplikasi tanda tangan digital menjanjikan keamanan berlapis yang akan melindungi dokumen Anda dari pengintaian, penyadapan, perubahan atau kejahatan lain yang mungkin terjadi. Karena itu, Anda tidak perlu khawatir dalam menggunakan tanda tangan digital online.
Rekomendasi Aplikasi Tanda Tangan Digital Terbaik
Tanda tangan digital dapat digunakan lewat aplikasi tanda tangan digital. Saat ini meningkatnya kebutuhan akan online signature membuat aplikasi tanda tangan digital semakin banyak. Anda mungkin bingung aplikasi mana yang paling tepat untuk bisnis Anda. Berikut ini adalah rekomendasi aplikasi tanda tangan digital terbaik yang bisa menjadi pilihan bagi Anda.
DocuSign
DocuSign adalah salah satu aplikasi tanda tangan digital terbaik. Hadir dengan tampilan minimalis membuat aplikasi yang satu ini mudah dimengerti dan nyaman digunakan. Meskipun tampilannya tampak biasa saja, namun jangan ragukan fungsinya ya!
DocuSign memiliki fitur essential yang sangat membantu urusan administrasi dan legalitas. Terdapat fitur inbox yang berguna untuk melihat dokumen apa saja yang perlu Anda tanda tangani, fitur sent yang berisi dokumen yang sudah Anda kirimkan, dan juga draft yang berisi dokumen yang sedang Anda kerjakan.
Aplikasi ini juga dilengkapi dengan fitur report untuk melihat perkembangan bisnis Anda dari dokumen dan kontrak yang sudah berhasil ditandatangani secara digital. DocuSign menyediakan versi free-trial untuk uji coba dalam waktu terbatas, selanjutnya Anda bisa melanjutkan versi berbayar untuk mendapatkan semua fungsi aplikasi tanda tangan digital yang satu ini.
SignRequest
SignRequest membawa fungsi aplikasi tanda tangan digital terbaik dengan harga yang bersaing. Bila bisnis Anda masih berskala kecil, SignRequest bisa menjadi pilihan yang tepat. Jangan khawatir, meskipun relatif lebih murah namun fitur-fitur SignRequest tidak bisa dipandang sebelah mata.
Fitur template dokumen untuk memudahkan Anda mengirimkan kontrak yang sama berkali-kali hingga multi-party signing yang memungkinkan banyak pihak membubuhkan e-signature dalam dokumen yang sama tersedia dalam aplikasi yang satu ini. Tampilannya juga terbilang sederhana dan mudah untuk digunakan.
Adobe Sign
Merasa sering mendengar brand yang satu ini? Ya! Adobe tidak hanya menjadi pionir dalam urusan program aplikasi design dan multimedia tapi juga menjadi salah satu penyedia aplikasi tanda tangan digital terbaik.
Adobe menawarkan kemudahan tanda tangan online menggunakan web maupun aplikasi. Hal ini membuat aplikasi tanda tangan digital menjadi lebih mudah diakses dan digunakan. Selain itu Adobe Sign juga dapat digunakan dengan program dan aplikasi Microsoft Office sehingga pekerjaan Anda menjadi lebih efisien dan hemat waktu.
SignWell
SignWell hadir bagi Anda yang ingin membuat tanda tangan digital namun tidak terlalu sering menggunakannya. Aplikasi yang satu ini memang ramah bagi pemula, karena Anda bisa menikmati batas kuota 3 dokumen perhari dengan fitur yang cukup lengkap.
Bila Anda memerlukan kuota lebih, Anda bisa melakukan upgrade-plan kapan saja dan menikmati seluruh fungsi aplikasi tanda tangan digital ini tanpa batas.
HelloSign
HelloSign merupakan aplikasi tanda tangan digital yang dapat Anda gunakan untuk kebutuhan bisnis dengan mudah dan aman. HelloSign tersedia dalam 22 bahasa yang dapat memudahkan mobilitas Anda dalam membuat, mengirim dan mengelola dokumen.
Selain fungsi aplikasi tanda tangan digital dasar seperti menerima dokumen, mengirim serta memasukan tanda tangan, HelloSign juga sudah melalui berbagai sertifikasi sesuai dengan standar industri global dan didukung enkripsi SSL dengan tingkat keamanan setara bank. Jadi, pastinya seluruh dokumen Anda aman dari penyadapan, pengintaian maupun tindak kejahatan online lainnya.
Kesimpulan
Tanda tangan digital membantu Anda menghemat waktu dan biaya dalam urusan administrasi dan legalitas. Tentunya ada banyak aplikasi tanda tangan digital lainnya yang bisa Anda temukan, yang terpenting sesuaikanlah fitur-fitur yang tersedia dengan kebutuhan dan skala bisnis Anda.
Bila Anda tertarik untuk menggunakan HelloSign, Exabytes menawarkan beberapa paket menarik yang bisa Anda pilih sesuai kebutuhan. Paket ini sudah disesuaikan khusus untuk Anda yang membutuhkan dukungan tanda tangan digital untuk meningkatkan bisnis Anda.
Sekian informasi artikel ini, semoga membantu.
