Siapa bilang jika pekerjaan hanya bisa dilakukan di kantor saja? Di era digital seperti sekarang ini, kamu bisa bekerja kapan saja dan dimana saja bahkan tanpa harus masuk kantor. Bahkan, banyak perusahaan yang memungkinkan para karyawannya untuk bekerja dari rumah atau WFH terlebih saat pandemi muncul. Untuk mendukung segala jenis dan kebutuhan dalam pekerjaan agar kamu tetap bisa produktif dan bisa terhubung dengan tim, coba manfaatkan beberapa fitur Google Workspace.
Nah, biasanya apa saja fitur dari Google Workspace yang paling sering kamu gunakan? Untuk membicarakan lebih jauh seputar fitur Google Workspace yang sangat membantu tidak hanya dalam pekerjaan dan bisnis tetapi juga kegiatan belajar mengajar, kita akan membahasnya melalui artikel satu ini.
Daftar Isi
Sekilas tentang Google Workspace
Sudah tahu kan apa itu Google Workspace? Jika dilihat dari namanya, kamu mungkin bisa dengan mudah mengenali kalau Google Workspace tidak jauh dari kata Google. Namun, apa dan bagaimana Google Workspace sebenarnya?
Google Workspace bisa kita katakan sebagai toolkit produktivitas yang baru dari Google. Namun, sebenarnya bukan merupakan produk baru karena sudah ada sejak lama dan bernama Google Suite atau yang biasa dikenal dengan sebutan G-suite. Jadi, sebenarnya Google Workspace sudah lama berada di tengah-tengah kita namun mungkin hanya namanya saja yang asing.
Bahkan sebelum diberi nama Google Suite, layanan Google satu ini bernama Google Apps for Your Domain yang diluncurkan pertama kali pada tahun 2006. Ada banyak fitur yang disediakan oleh Google Workspace dan bisa pengguna gunakan dan nikmati bahkan secara individu secara gratis. Namun, untuk mendapatkan fitur yang lebih lengkap, kamu harus memilih paket langganan yang tentunya bisa disesuaikan dengan kebutuhan.
Jadi, bisa kita katakan kalau Google Workspace merupakan wajah baru dari Google Suite. Tujuannya tetap sama yaitu mendukung pengguna dengan menyediakan fasilitas produktivitas kerja yang selaras dan saling terintegrasi. Aktivitas tersebut tentunya dilakukan secara digital dimana penyimpanannya juga berbasis cloud.
Baca juga: Cara Membuat Google Workspace Dan Menggunakannya
Fitur Google Workspace yang Harus Kamu Tahu
Apa saja fitur Google Workspace yang tersedia dan banyak digunakan meski tanpa disadari? Teknologi lengkap bernama Google Workspace memungkinkan pengguna bekerja baik secara individu maupun tim kapan saja dan dimana saja. Bahkan, mereka bisa menggunakan hampir semua fitur canggih dari layanan Google tersebut.
Ada 19 fitur Google Workspace yang disediakan untuk kebutuhan pengguna yang beraneka ragam namun saling terintegrasi, diantaranya adalah sebagai berikut:
Gmail
Rasanya, Gmail bukanlah hal yang baru bahkan dikalangan anak kecil yang sudah terbiasa menggunakan smartphone dan media sosial.
Gmail merupakan produk dari Google yang membantu orang-orang dalam berkirim surat elektronik sehingga memungkina mereka berkomuniksi satu satu lain tanpa harus terhalang waktu dan jarak. Bahkan saat ini, fungsinya lebih dari sekedar untuk mengirim email.
Google Meet
Google Meet seolah semakin naik daun atau populer seiring dengan meningkatnya kebutuhan untuk melakukan tatap muka secara online untuk belajar, bekerja, berbisnis, maupun untuk keperluan seminar dan interview kerja. Terlebih dengan semakin banyaknya pengguna saat pandemi Covid-19 melanda dunia termasuk Indonesia.
Kebutuhan akan tatap muka secara online tentunya mengharuskan orang-orang menggunakan tools atau media yang tepat dan mendukung seperti Google Meet.
Dengan begitu, kita bisa tetap terhubung melalui suatu video konferensi yang aman dan nyaman. Nah, layanan satu ini termasuk salah satu fitur yang ada dalam Google Workspace, Google Workspace Essential, dan G Suite for Education.
Google Chat
Jika Google Meet digunakan untuk video meeting, Google Chat digunakan untuk berbincang atau berkirim pesan singkat. Dengan begitu, pembicaraan tersebut tidak perlu kamu lakukan melalui video conference. Setiap pembicaraan atau chat yang kamu lakukan melalui fitur Google Workspace satu ini juga aman.
Selain berkirim pesan, para pengguna juga bisa berbagai files atau tugas sehingga akan lebih memudahkan proses kolaborasi agar berjalan lebih baik. Selain berkirim pesan secara individu antara dua orang, Google Chat juga bisa kamu manfaatkan untuk membuat obrolan grup sehingga akan lebih banyak individu yang bisa berkomunikasi.
Google Drive
Ingin berbagi file atau pekerjaan dengan rekan tim lainnya? Tentu saja kamu bisa menggunakan Google Drive yaitu penyimpanan berbasis cloud yang menawarkan akses yang aman. Kamu bisa menggunakan penyimpanan ini dengan berbagi dengan pengguna lain seperti anggota tim atau pihak lain yang memiliki akses ke sebuah file atau folder baik untuk urusan pekerjaan atau urusan lainnya.
Bahkan pengguna bisa menikmati kapasitas penyimpanan tanpa batas dengan memilih paket yang tepat. Meski demikian, layanan tersebut tidak gratis artinya kamu bisa menikmatinya dengan terlebih dahulu melakukan pembelian.
Bahkan Google Drive juga bisa diakses di berbagai perangkat dengan ataupun tanpa mengunduh aplikasinya. Kamu bisa menyimpan berbagai jenis file berupa teks atau dokumen, video, foto, dan lainnya sehingga akan lebih aman.
Google Calendar
Kesibukan dan jadwal aktivitas mengharuskan seseorang mencatat semuanya dalam kalender. Terlebih jika mereka harus melakukan meeting secara virtual. Nah, Google Calendar akan mengingatkan penggunanya apabila mereka harus menghadiri acara atau meeting.
Jadi, mereka tidak perlu bersusah payah untuk mengingat kegiatan apa saja yang harus dilakukan atau acara yang harus dihadiri. Cukup mencatatnya dan Google Calendar akan menjadi pengingat yang baik.
Fitur dari Google Workspace satu ini juga terintegrasi dengan fitur lain seperti drive, Gmail, kontak, penelusuran situs, dan Google Meet.
Google Docs
Butuh aplikasi pengolahan kata yang lebih dari sekedar MS Word? Kini kamu bisa memanfaatkan Google docs. Bahkan file atau data yang tersimpan dalam bentuk docs bisa kamu bagikan dengan pengguna lain. Dimana mereka bisa melihat informasi yang ada di dalamnya termasuk melakukan pengeditan.
Kamu bisa membagikan file dengan siapa saja termasuk mereka yang hanya bisa melihat atau melakukan perubahan isi konten docs tersebut. Dengan demikian, pekerjaan akan lebih cepat dan mudah diselesaikan karena kamu tidak harus menunggu file diedit atau disunting oleh satu pihak secara bergantian.
Google Spreadsheet
Familiar dan sering menggunakan Microsoft Excel? Maka kamu bisa dengan mudah menggunakan Google spreadsheet yang merupakan fitur lain dari Google Workspace. Tidak jauh berbeda dengan Google docs, fitur Google satu ini juga memungkinkan beberapa orang untuk mengakses dan menyelesaikan pekerjaan namun berupa pengolahan data secara bersamaan dengan lebih cepat. Sehingga akan lebih cepat dan efektif.
Google Slide
Jika biasanya kamu mempersiapkan presentasi menggunakan Microsoft Power Point, pernahkan kamu berpikir untuk menggunakan aplikasi yang berbeda? Salah satunya adalah Google Slide. Dimana kamu bisa membuat presentasi yang menarik namun bisa langsung kamu bagikan dengan beberapa pengguna lain.
Bahkan mereka juga bisa menambahkan sendiri ide secara langsung di Google Slide tanpa harus meminta kamu untuk melakukan pengeditan atau penambahan isi slide. Fitur Google Workspace satu ini akan sangat membantu dalam kolaborasi tim.
Google Keep
Punya banyak pertanyaan namun belum bisa diajukan saat ini? Tidak perlu khawatir lupa karena bisa kamu simpan di Google Keep. Fitur atau layanan Google yang juga tersedia di Google Workspace satu ini juga memungkinkan kamu untuk membuat daftar tugas serta catatan. Tidak hanya itu, fitur satu ini bisa menjadi pengingat dan bisa disinkronkan di beberapa perangkat berbeda.
Google Current
Tim atau sekelompok karyawan yang ingin melakukan diskusi bersama bisa menggunakan fitur Google Workspace berupa Google Current. Di sana, mereka bisa membahas topik yang sama tanpa harus melakukan rapat konvensional yang bisa menghabiskan banyak waktu. Produktivitas suatu komunitas bisa ditingkatkan apabila pembahasan atau topik lebih terfokus. Jadi, apakah sama sekali belum pernah mencoba Google Current?
Google Form
Jika harus membagikan formulir secara online, maka Google Form adalah pilihan tepat. Kamu bisa mengatur informasi apa saja yang perlu dikumpulkan melalui formulir dan kirimkan formulir kepada target audiens dengan membagikan link. Dengan begitu, informasi bisa dengan mudah kamu kumpulkan.
Google Sites
Fitur selanjutnya dari Google Workspace yang juga tidak kalah sering digunakan adalah Google Sites. Umumnya digunakan oleh mereka yang perlu menghost situs seperti WordPress. Setiap pengguna dari fitur ini bisa berkolaborasi dalam membuat situs menarik untuk project atau event tertentu.
Apps Script
Perlu solusi bisnis yang terintegrasi dan terotomatisasi? Coba manfaatkan fitur Google Workspace yang bernama Apps Script. Fitur ini dikenal sebagai satu-satunya platform yang memiliki kode yang rendah sehingga bisa mempermudah pembuatan solusi bisnis.
Tanpa memiliki kemampuan dan pemahaman tentang programming setiap orang bisa dengan mudah menggunakan fitur satu ini. Namun, pastikan jika siapapun yang akan menggunakan fitur ini sudah memiliki akun Google mail atau Gmail.
Vault
Keberadaan fitur vault semakin memperkuat kenyataan bahwa Google Workspace kaya akan fitur bermanfaat. Vault merupakan layanan pengarsipan yang Google sediakan untuk membantu bisnis menavigasi kebijakan data yang kompleks dan sering berubah.
Salah satu tugas utama dari fitur satu ini adalah menguraikan kebijakan penyimpanan yang menentukan data apa yang bisa diakses oleh pengguna tertentu serta berapa lama data tersebut akan disimpan. Tentunya berdasarkan persyaratan masing-masing perusahaan atau organisasi yang membutuhkan layanan tersebut.
Selain itu, fitur ini juga bisa kamu gunakan untuk menyusun laporan audit dan mengekspor konten ke dalam berbagai format sesuai kebutuhan. Dengan kemampuan pencarian yang canggih, pengguna bisa melakukan pencarian berdasarkan jenis file, tanggal, pengguna, atau keyword.
Jamboard
Terkadang ide muncul begitu saja bahkan saat kamu sedang menikmati secangkir kopi di cafe favorit. Namun, tentunya akan merepotkan jika harus menuangkan ide tersebut di papan tulis, bukan? Oleh karena itu, kamu bisa menggunakan jamboard, yaitu fitur menarik dan terbaik lain dari Google Workspace.
Selain untuk penggunaan individu, fitur ini juga bisa memudahkan kolaborasi tim dimana setiap anggota bisa menuangkan atau menulis ide mereka di papan yang sama. Sehingga saat seseorang memiliki ide, ia bisa segera membagikannya dengan yang lain.
Admin
Sesuai namanya, fitur Admin memungkinkan pengguna agar bisa mengelola penggunaan Google Workspace. Termasuk menambahkan pengguna, mengelola perangkat, serta melakukan konfigurasi keamanan dan pengaturan. Jadi, setiap data yang dibagikan dan disimpan akan tetap aman terlebih melalui administrasi yang dilakukan secara online.
Endpoint
Tidak menutup kemungkinan jika perangkat atau smartphone hilang atau dicuri orang. Apabila kamu harus menonaktifkan layanan Google di perangkat yang hilang atau salah tempat, gunakan saja fitur Endpoint. Jika diperlukan, kamu bahkan bisa menghapus data Google Workspace dari jarak jauh di berbagai perangkat dengan sistem operasi berbeda.
Cloud Search
Apabila hendak menelusuri data perusahaan di Google Workspace seperti yang ada pada Google Drive, Gmail, atau layanan Google lainnya, kamu bisa menggunakan fitur Cloud Search.
Work Insight
Work insight merupakan fitur dari Google Workspace lain yang tidak boleh kamu abaikan terutama jika ingin mendapatkan laporan uang lebih terperinci. Melalui fitur ini, manajer, administrator, atau bagian SDM bisa mengawasi kinerja serta keterlibatan para staf dengan Workspace.
Insight bisa memberikan informasi seputar tingkat adopsi, kolaborasi, dan produktivitas. Mereka yang sudah terbiasa menggunakan Google Analytics tidak akan kesulitan untuk membaca data atau informasi dari fitur Google satu ini.
Kesimpulan
Dengan sejumlah fitur Google Workspace yang memberikan manfaat masing-masing, tidak diragukan lagi jika Google Workspace memang akan sangat membantu agar kinerja dan kolaborasi tim berjalan lebih baik, cepat, dan aman. Beberapa dari fitur tersebut mungkin bisa kamu gunakan secara individu dan gratis.
Namun, jika ingin menggunakan semua fitur atau layanan Google untuk kebutuhan bisnis atau pekerjaan, sebaiknya mulai dengan membeli paket Google Workspace. Selain bisa mengakses lebih banyak fitur, kelebihan dan manfaat yang bisa dirasakan juga akan lebih banyak.
Jadi tunggu apalagi? Segera konsultasikan kebutuhan Google Workspace kamu dengan tim ahli dari Exabytes.
