Hello Exabytes Friends!
Kamu tau gak sih kalau email yang biasa kamu gunakan sehari-hari itu tidak bisa kamu gunakan untuk bisnismu? Karena email yang kamu gunakan sehari-hari merupakan email personal dan bukan professional. Sehingga tidak bisa kamu gunakan ketika ingin melakukan pekerjaan profesional seperti bisnis. Nah, buat Exabytes Friends yang belum tahu apa itu email bisnis dan bagaimana cara membuatnya, yuk simak artikel ini!
Daftar Isi
Pengertian Email Bisnis
Email (electronic mail) atau surat elektronik merupakan sebuah layanan yang dapat digunakan untuk mengirimkan informasi atau pesan dengan media elektronik khususnya internet. Berbeda dengan email biasa atau personal, email bisnis tentunya ditujukan untuk keperluan bisnis antar perseorangan, UMKM maupun perusahaan. Nah, ketika kamu ingin membuat email bisnis pun usahakan menggunakan alamat email yang profesional serta email yang memiliki ruang penyimpanan besar agar dapat menyimpan data-data penting perusahaan secara aman.
Manfaat Email Bisnis
Nah, email bisnis juga memiliki banyak manfaat loh Exabytes Friends. Tidak hanya untuk mengirimkan pesan saja, email bisnis dapat digunakan untuk keperluan pemasaran perusahaan juga loh. Kalau begitu, simak beberapa manfaat email untuk bisnis ya Friends.
Baca juga: 4 Cara Membuat Email Bisnis Profesional Secara Lengkap
Pertukaran Informasi yang Efektif dan Efisien
Nah, email yang digunakan saat kamu akan membuat sebuah bisnis dapat membantu kamu dalam mengirimkan dan bertukar informasi dengan lebih cepat. Degan fitur yang dimiliki oleh email yaitu dapat mengirimkan pesan langsung ke beberapa orang sekaligus, membuat pertukaran informasi menjadi efektif dan efisien. Kamu tidak perlu mengirimkan pesan satu persatu ke orang yang berbeda. Sehingga menghemat waktumu untuk mengerjakan tugas lain yang lebih urgent. Serta ketika terdapat missed communication pun dapat segera diklasifikasi secara cepat untuk mendapatkan informasi yang benar.
Komunikasi 2 Arah
Ketika kamu menjalankan sebuah bisnis tentunya akan memiliki tim untuk membantu mu kan? Oleh karena itu, dengan menggunakan email kamu akan bisa berkoordinasi secara 2 arah dengan tim mu dan membahas permasalahan yang ada di bisnismu. Kamu dapat menggunakan fitur group chat di email agar kamu dan tim mu dapat berkomunikasi secara langsung dan mengemukakan pendapat masing-masing. Selain itu, dengan group chat yang ada di email pun bisa meningkatkan keaktifan tiap orang untuk saling membantu bisnis yang dijalankan loh Friends.
Sarana Pengiriman Dokumen
Mengirim dokumen bisnis merupakan suatu hal yang akan sangat sering dilakukan jika kamu akan menjalankan bisnis atau bahkan sudah memiliki bisnis. Kamu dapat menggunakan email bisnis untuk mengirim dokumen-dokumen penting seperti proposal sponsorship yang diajukan untuk kerja sama dengan pihak lain saat kamu ingin mengadakan sebuah acara, penawaran kerjasama untuk berkolaborasi antara bisnismu dengan bisnis lain yang bisa saling menguntungkan, dokumen mengenai hasil penjualan produk mu yang akan dibahas dalam forum dengan tim mu, dan lain-lain. Semua dokumen yang kamu kirim melalui email pun dapat kamu simpan di penyimpanan email atau yang biasa disebut drive agar kamu memiliki cadangan dan dapat menggunakannya kembali jika dibutuhkan sewaktu-waktu.
Pembuatan Situs Web, Sosial Media, dll
Email untuk bisnis tentunya juga menjadi dasar atau langkah awal untuk kamu membuat channel-channel dalam bisnis mu seperti membuat website, sosial media, serta channel lain untuk membantu penjualan bisnismu. Nah, saat kamu ingin membuat akun-akun sosial media bisnis tentunya harus memiliki email bisnis terlebih dahulu nih Friends. Oleh karena itu penting banget bagi kamu yang memiliki bisnis untuk membuat email sebelum memutuskan menggunakan channel penjualan seperti website dan sosial media. Dengan memiliki email bisnis pun notifikasi yang ada di sosial media dapat terhubungkan dengan email sehingga tersimpan dengan aman.
Media Promosi
Kalau kamu berpikiran bahwa email yang kamu buat untuk bisnismu itu tidak dapat digunakan untuk menjual produk, kamu salah loh Exabytes Friends. Email bisnis yang kamu miliki itu justru bisa sangat membantu kamu dalam kegiatan pemasaran produk pada bisnis yang sedang kamu jalankan. Email tersebut dapat kau gunakan sebagai media promosi produk atau email marketing. Kamu dapat mengatur email mu untuk menyebarkan informasi berupa promosi produk mu ketika kamu akan launching produk baru, promosi discount pada hari-hari besar, atau promosi saat kamu akan mengadakan garage sale untuk menghabiskan stok produk yang kamu jual. Selain itu, kamu juga bisa memberikan promosi kepada konsumen-konsumen yang baru saja register dan membuat akun di website bisnismu agar mereka semakin tertarik untuk membeli produk yang kamu tawarkan. Jadi, kamu bisa memaksimalkan kegiatan pemasaran mu dengan email ya Friends.
7 Hal Penting dalam Email Bisnis
Nah, ketika kamu ingin membuat email untuk bisnis terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dan wajib ada di email mu ya Friends.
Kehandalan
Saat kamu ingin membuat email bisnis, kamu harus mencari provider email yang selalu siap sedia ketika akan menjalankan email tersebut nih Friends. Provider tersebut tentunya harus memiliki kehandalan dalam bekerja sehingga email bisnis mu dapat selalu lancar ketika diakses. Kelancaran email mu ketika dijalankan sangat berpengaruh dan jika email mu berhenti maka bisa jadi konsumen mu akan menghilang juga Friends. Oleh karena itu, kamu perlu mempertimbangkan kehandalan provider ketika ingin membuat email bisnis mu.
Keamanan
Keamanan juga jadi hal yang penting banget loh Exabytes Friends. Email yang akan kamu gunakan untuk bisnis pasti menyimpan banyak sekali data-data penting pelanggan yang harus selalu dijaga. Data tersebut tentunya harus aman agar tidak tiba-tiba hilang atau rusak, apalagi jika email bisnismu tidak menggunakan pengamanan yang ketat dapat terjadi peretasan email sehingga semua data tidak akan terjaga. Oleh karena itu kamu perlu mencari provider email bisnis yang menyediakan keamanan ketat untuk email mu sehingga data-data bisnis di dalam email tetap terjaga. Kamu dapat memilih provider-provider yang telah memiliki reputasi baik dan layanan yang profesional.
Spam Filter
Nah, spam filter juga penting banget loh Friends. Jangan sampai email bisnis mu itu penuh hanya karena pesan-pesan gak penting yang ujung-ujung nya cuma jadi spam aja. Apalagi, pesan-pesan tersebut gak mungkin kamu baca satu persatu dan kamu filter sendiri mana pesan yang merupakan spam atau bukan. Makanya, penting banget untuk kamu memiliki email bisnis yang menyediakan layanan atau sistem untuk mendeteksi apakah pesan yang kamu terima merupakan spam atau bukan sehingga sistem akan langsung menyaring pesan-pesan spam. Dengan adanya sistem ini di emil bisnismu, kamu gak akan membuang-buang waktu untuk menyortir satu persatu pesan yang masuk di inbox email. Sehingga kamu akan menghemat waktu dan memaksimalkan waktu mu untuk melakukan hal-hal yang lebih urgent.
Penyimpanan
Penyimpanan dalam email untuk bisnis tentunya tidak dapat disamakan dengan penyimpanan dalam email personal. Data-data dalam email bisnis tentunya membutuhkan penyimpanan yang besar karena pasti terdapat data berupa gambar yang memiliki resolusi tinggi, grafik, proposal, dan lain-lain. Sebelum kamu menentukan ingin membuat email bisnis melalui provider apa, cari tahu dulu berapa penyimpanan dalam email yang mereka sediakan untuk client nya. Jangan sampai kamu salah memilih provider yang menyediakan sedikit penyimpanan dan membuat kamu kehabisan ruang penyimpanan. Salah satu provider yang bisa kamu pilih dan menyediakan kapasitas penyimpanan besar yaitu Exabytes yang menyediakan layanan EBiz Mail Pro dengan kapasitas penyimpanan 25 GB SSD mulai dari Rp108.000/bulan.
Kemudahan dalam Penggunaan
Ketika kamu sudah memiliki bisnis, pastinya anggota atau staf mu juga perlu menggunakan akun email bisnis, sehingga kemudahan dalam menggunakan email bisnis tersebut adalah hal yang sangat penting. Kamu perlu memilih provider layanan yang dapat mempermudah cara mengakses email bisnis ya Friends. Dengan memilih provider yang bisa mempermudah penggunaan email, kamu gak perlu ribet memikirkan tentang training anggota atau staf mu loh.
Kemampuan Arsip
Kemampuan arsip pada email bisnis yang kamu miliki juga harus dipehatikan nih Friends. Sebisa mungkin, data yang kamu simpan harus dapat diarsip agar tetap terjaga serta terorganisasi dengan baik. Jangan sampai ketika sewaktu-waktu kamu membutuhkan data tersebut justru tidak ada karena tidak dilakukan pengarsipan. Oleh karena itu, pastikan bahwa provider email bisnis mu menyediakan layanan arsip yang baik sehingga data-data bisnis mu dapat terjaga dengan aman dan ketika dibutuhkan dapat dicari dengan mudah.
Reputasi Provider
Nah, reputasi provider juga penting banget loh Friends. Jangan sampai kamu salah memilih provider untuk email bisnis mu. Carilah provider yang menyediakan layanan lengkap serta memiliki reputasi yang baik. Sebelum memilih, kamu juga bisa melakukan riset terlebih dahulu melalui internet untuk mengetahui informasi seputar provider email bisnis yang terbaik dan berpengalaman dalam layanan email bisnis.
Fitur Terbaik EBiz Mail Pro dari Exabytes
Kalau kamu masih bingung tentang provider apa yang cocok untuk kamu pilih dalam pembuatan email bisnis mu, mimin akan kasih informasi tentang layanan yang diberikan Exabytes sebagai provider email bisnis. Tentunya Exabytes menyediakan layanan dan fitur-fitur terbaik untuk membantu keberlangsungan email bisnis mu. Beberapa fitur andalan dari layanan yang disediakan oleh Exabytes yaitu EBiz Mail Pro untuk email bisnismu akan dibahas secara tuntas pada artikel kali ini ya Friends.
Dapat diakses di Browser dari mana saja dan kapan saja
Buat kamu yang memiliki bisnis tentunya akan sibuk dengan kegiatan-kegiatan bisnis yang dilakukan. Tentunya kegiatan tersebut banyak dilaksanakan di luar ruangan, dan lain-lain. Sehingga sangat sulit bagi kamu jika harus mengakses email bisnismu melalui PC atau Personal Computer mu. Sehingga fitur ini menjadi fitur yang sangat menarik untuk kamu yang sangat sibuk sehingga hanya dapat mengakses email bisnis melalui smartphone saja. Exabytes menyediakan layanan EBiz Mail Pro yang dapat diakses melalui browser mana pun serta dimanapun kamu berada, kamu dapat membuka informasi atau pesan yang ada di email bisnis mu. Praktis sekali bukan?
Berbagi Apa Saja dengan Rekan Kerja
Nah, tentunya kamu akan sering berbagi informasi seputar bisnismu dengan rekan kerjamu. Tidak hanya file yang berbentuk dokumen saja loh Friends yang bisa kamu kirim dengan menggunakan layanan EBiz Mail Pro ini. Kamu dapat membagikan kontak, kalender, tugas, serta file dan catatan penting seputar bisnis dengan rekan kerjamu. Dengan kemudahan sharing informasi yang diberikan oleh Exabytes, kamu akan lebih mudah dalam menjalankan alur kerja serta dapat meningkatkan produktivitas kerja, seperti layanan membagikan informasi kalender dan tugas dapat membuat kamu dan rekan kerjamu memiliki target dan deadline untuk tugas sehingga terpacu untuk mengerjakan tugas atau proyek lebih cepat lagi.
Fitur Keamanan dan Anti Spam
Sebelumnya mimin udah kasih tau kan bahwa fitur keamanan dan anti spam itu penting banget untuk email bisnis. Nah, fitur ini juga ada dong pastinya di EBiz Mail Pro dari Exabytes. Keamanan menjadi hal yang sangat diperhatikan oleh Exabytes agar data para pengguna nya tetap terjaga. Selain itu, server Exabytes telah dilengkapi dengan perangkat lunak keamanan tingkat Enterprise agar bisa menjaga email bisnis kamu tetap aman loh Friends. EBiz Mail Pro ini juga dilengkapi dengan spam filter yang bisa menyaring pesan-pesan spam di email bisnis kamu sehingga dapat berjalan dengan lancar.
Dengan menggunakan layanan EBiz Mail Pro, kamu juga akan mendapatkan perlindungan antivirus sehingga email bisnismu akan diamankan dengan sistem perlindungan virus yang efektif dan efisien. Pada layanan EBiz Mail Pro ini juga dilengkapi dengan sistem keamanan untuk koneksi saat kamu sedang mengakses email bisnis mu. Layanan webmail dari Exabytes pun sudah dijamin oleh Sertifikat SSL yang dapat melindungi data pribadi kamu dari hacker loh Friends. Terakhir, filter spam yang disediakan pada EBiz Mail Pro ini juga secara rutin diperbarui dan menggunakan teknologi pembelajaran kolaboratif untuk bisa mengidentifikasi spam, penipuan, dan virus secara akurat. Menarik banget kan fitur yang ada di EBiz Mail Pro ini?
Tutorial Membuat Email Bisnis dengan EBiz Mail Pro
Nah, sekarang kita akan membahas tutorial untuk membuat email bisnis dengan layanan EBiz Mail Pro dari Exabytes. Terdapat 2 cara untuk membuat akun EBiz Mail Pro yaitu melalui Client Area dan Web Mail.
Client Area
Pertama, kamu dapat membuka link https://www.exabytes.co.id/email-bisnis#pricing dan klik Pesan Sekarang untuk memesan produk EBiz Mail Pro dengan harga promo Rp108.000/bulan.
Setelah melakukan pemesanan layanan EBiz Pro Mail melalui website, kamu dapat mengunjungi https://billing.exabytes.co.id/clientarea.php untuk login ke akun mu. Ketik alamat email dan password yang telah kamu daftarkan sebelumnya dan klik Login.
Jika kamu sudah berhasil login ke akun mu, klik menu Services dan pilihlah submenu My Services seperti yang tertera pada gambar di atas.
Kemudian pilihlah layanan EBiz Mail Pro pada Service Lists dan klik Manage SmarterMail Users and Aliases.
Setelah itu add SmarterMail User dan masukkan name user yang baru beserta password nya juga ya Friends. Berikut ini keterangan dari tiap kolom yang harus kamu isi nantinya.
New Username : Nama user mu yang baru
Password : Password untuk email akun nya
First Name : Nama depan
Last Name : Nama Terakhir
MailBox Size in MB : Kamu dapat menentukan berapa MB
Domain Admin : Berfungsi untuk menentukan user mana yang akan dijadikan admin untuk mengatur user lainnya.
Web Mail
Pertama, kamu bisa melakukan login melalui URL yang kamu miliki dengan format mail.yourdomainname.com dan isi kolom login dengan nama pengguna serta password (Exabytes telah mengirim detail login nya).
Selanjutnya pilih menu Setting di sebelah kanan atas dan pilih Accounts seperti yang tertera pada gambar di atas. Kemudian masukkan nama user dan password dengan ketentuan password yaitu:
- Berisi satu huruf besar
- Berisi satu huruf kecil
- Tidak cocok dengan nama pengguna Anda
- Berisi angka 0 hingga 9
- Berisi karakter khusus apa saja seperti #, @, &, dll.
- Panjangnya minimal 8 karakter
Nah, itu dia Friends penjelasan tentang email bisnis dan tutorial membuat akun untuk EBiz Mail Pro di Exabytes. Jangan lupa untuk membuat email bisnis ya Friends, agar bisnismu menjadi lebih profesional!
Sampai bertemu di artikel selanjutnya!