Email bisnis mempunyai peran penting untuk suatu perusahaan atau brand tertentu. Apalagi untuk keperluan branding perusahaan dan brand itu sendiri. Meskipun belum banyak yang menyadari, email bisnis mampu memperkuat branding yang dibangun oleh suatu bisnis.
Nah, kali ini Exabytes akan membagikan informasi seputar email bisnis. Mulai dari apa pentingnya hingga cara membuat email bisnis. Simak artikel sampai selesai ya!
Daftar Isi
Pengertian Email Bisnis
Email bisnis adalah korespondensi yang kamu kirim melalui email untuk tujuan bisnis. Mereka biasanya dikirim melalui akun perusahaan atau akun email profesional yang dikirimkan baik untuk keperluan bisnis hingga menjangkau audiens.
Saat mengirim email bisnis, buat alamat yang mudah diingat dan profesional. Organisasi biasanya memiliki format yang telah ditentukan untuk anggotanya. Untuk email pribadi atau email pengusaha, format alamat kamu sebagai nama bisnis kamu atau versi nama kamu.
Di artikel ini akan membahas bagaimana cara membuat email bisnis yang mudah. Sebelum ke topik itu, cari tahu dulu yuk mengapa email bisnis itu penting sih.
Mengapa Email Bisnis itu Penting?
Email bisnis cukup penting karena dengan email, sebuah bisnis tidak hanya bisa berkomunikasi dengan para customernya tetapi juga untuk membuat akun pada saluran pemasaran digitalnya.
Saluran pemasaran digital ini ada banyak sekali macamnya. Beberapa diantaranya itu seperti iklan di sosial media, iklan melalui search engine dan iklan di forum ataupun marketplace. Semua saluran pemasaran tersebut membutuhkan email untuk melakukan pendaftaran.
Biarpun tidak semua saluran pemasaran digital membutuhkan alamat email, akan tetapi dengan menggunakan alamat email kita bisa leluasa dengan melakukan pengaturan terhadap akun bisnis kita ke depannya. Seperti mengirimkan notifikasi, ganti password, informasi terbaru/ newsletter akan lebih enak mengaksesnya melalui email daripada melalui sms.
Perbedaan Email Bisnis dan Email personal
Lalu, apakah perbedaan antara Email bisnis dan Email personal ini? Mari kita simak perbedaan singkat dibawah ini.
Keamanan Data Pengguna Terjamin
Email bisnis menggunakan sistem penyimpanan data dengan metode Cloud Storage. Hal ini yang membuat data kamu lebih aman dan terjamin. Selain itu, data tidak bisa di akses kecuali orang tertentu yang menyebabkan data hilang atau tersebar luaskan.
Email dengan Nama Domain
Bagi penggiat bisnis, memiliki nama email yang sesuai dengan domain sangat berpengaruh terhadap branding bisnis tersebut. Terlebih lagi jika penggunaannya untuk perusahaan, maka akan terlihat lebih profesional dibanding dengan akun email pribadi.
Fitur Gmail for work memungkinkan kamu untuk mendapatkan personalisasi dengan domain yang diinginkan sesuai dengan nama bisnis kamu. Nantinya tampilannya bukan “[email protected]” melainkan berubah menjadi “[email protected]”
Dukungan Layanan 24 Jam
Tentunya akan ada masa dimana masalah terjadi kepada sebuah sistem. Hal inilah yang membuat google memberikan pelayanan ekstra terhadap masalah yang akan kamu hadapi jika menggunakan akun email bisnis.
Pelayanan 24 jam selama 7 hari penuh akan kamu dapatkan baik via email, telepon atau pada via live chat yang tidak ada pada akun email personal.
Akses Penuh Admin Perusahaan
Berbeda dengan akun email personal, akun email bisnis memungkinkan admin untuk melakukan akses penuh di dalamnya. Misalnya, dalam sebuah perusahaan ada karyawan yang memutuskan untuk resign atau keluar dari perusahaan, maka admin perusahaan bisa langsung memutus akses email tersebut.
Sehingga karyawan tadi tidak bisa login dan menjalankan aktivitas di dalamnya. Admin juga bisa melakukan kontrol seperti ubah sandi dan akses semua email perusahaan dengan mudah dan cepat. Hal ini membuat kamu lebih mudah dalam mengatur user yang ada didalamnya.
Lebih Banyak Fitur
Sudah pasti jika fitur yang kamu dapatkan dari email gratis berbeda dengan fitur yang bisa kamu nikmati di email bisnis. Kalau kamu hanya perlu mengakses email untuk keperluan-keperluan yang sederhana, fitur dasar yang ada di email gratis sudah cukup.
Namun, berbeda jika kamu mengelola bisnis dan perlu melakukan banyak kegiatan menggunakan email seperti contohnya email blast yang sering digunakan untuk pemasaran. Fitur-fitur tambahan ini hanya bisa dinikmati oleh kalangan yang menggunakan sistem berbayar.
Email Yang Profesional
Ingin membangun kesan yang profesional di depan klien bisnis? Salah satu caranya adalah mulai membuat email bisnis. Hal ini karena email bisnis dapat mencantumkan nama perusahaan sebagai domain email dimana email pun menjadi lebih terpercaya ketika diterima oleh klien.
Fungsi Email Bisnis
Menggunakan email bisnis untuk berbalas pesan dalam urusan bisnis memiliki beberapa manfaat. Antara lain:
Mempresentasikan Bisnis atau Perusahaan
Fungsi email bisnis yang pertama adalah untuk mempresentasikan identitas bisnis atau perusahaan. Identitas ini menjadi hal penting sebagai penentu pembeda bisnis kamu dengan orang lain. Hal ini bertujuan agar bisnismu bisa mudah dicari oleh pengunjung atau calon konsumen baik di mesin pencarian maupun di sosial media.
Citra Lebih Baik
Email bisnis dapat memberikan citra lebih baik untuk bisnis yang sedang kamu bangun. Kamu juga dapat membuat beberapa email sekaligus sesuai dengan kepentingan bisnismu. Contoh alamat email bisnis yang sering digunakan oleh perusahaan seperti, [email protected], [email protected] dan lain sebagainya.
Mendapatkan lebih banyak control
Email bisnis akan membantu kamu mengelola komunikasi dan meningkatkan brand ke arah yang benar dengan fitur-fitur seperti sinkronisasi kalender, dan manajemen tugas.
Filter Spam yang Lebih Bagus
Email bisnis biasanya mempunyai proteksi dan antivirus tambahan yang menyaring semua pesan masuk secara otomatis. Dengan begitu, perusahaan bisa lebih fokus pada email penting dan tidak terganggu oleh email spam atau email yang membahayakan.
Email yang dikirim dari email bisnis pun cenderung tidak akan masuk ke folder spam walaupun secara aktif mengirim email ke konsumen baik berupa pemberitahuan otomatis, promosi, atau pun email penting lainnya. Ini adalah salah satu poin yang cukup penting di mana perusahaan memang sering mengirim email pemberitahuan ke konsumen.
Sebagai Media Branding
Ketika kamu berkirim pesan email, sebaiknya tetap membawa nama perusahaan kamu sendiri dan bukan Gmail ataupun Yahoo. Misalnya: bisnis kamu bernama Exabytes, maka contoh email bisnisnya yakni [email protected]. Hal ini berguna untuk meningkatkan branding perusahaan kamu. Setidaknya mereka mengingat nama perusahaan yang sedang kamu bangun.
Jaminan Kredibilitas
Ada banyak bisnis yang mulai bermunculan saat ini. Oleh karena itu, sebagian besar pelanggan merasa tidak nyaman mengirimkan informasi melalui email pribadi. Email bisnis akan memberikan jaminan rasa aman dan nyaman dengan menyatakan bahwa bisnismu memiliki kredibilitas.
Mendapatkan Kepercayaan Pelanggan
Pelanggan akan merasa lebih aman mengetahui bahwa merek kamu memiliki alamat email yang sah. Ini menghasilkan hubungan yang lebih baik antara bisnis kamu dan pelanggan. Selain itu, alamat email khusus akan segera menunjukkan dari siapa email itu berasal.
Daya lebih besar
Dengan menggunakan layanan email bisnis, maka daya yang didapatkan jauh lebih besar. Yakni daya penyimpanan serta daya pengiriman email yang sudah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan profesional.
Kapasitas penyimpanan atau daya juga dapat ditingkatkan sesuai dengan semakin besarnya kebutuhan setiap perkembangan bisnis, ini tentu saja jauh lebih efisien dan fleksibel.
Cara Membuat Email Bisnis
Sebelum benar-benar masuk ke bagian utama cara membuat email bisnis, ada beberapa persiapan yang harus kamu lakukan untuk membuat email bisnis. Hal pertama yang harus dipersiapkan adalah memiliki nama domain.
Memilih Nama Domain
Kehadiran dunia online saat ini menjadi hal yang begitu penting, karena ada banyak orang yang menggunakan internet untuk menemukan layanan, produk, ataupun solusi untuk permasalahan yang mereka hadapi. Untuk menemukan ini, perlu adanya website.
Untuk bisa membuat website, kamu harus memilih penyedia domain dan hosting, lalu kemudian mendaftarkan akun kamu. Jangan lupa juga untuk membeli nama domain dari layanan kepercayaan kamu.
Email yang dibuat dengan domain sendiri dapat dijadikan sebagai email bisnis lho. Nama domain pun dapat dipilih dari nama perusahaan kamu. Misalnya ingin membuat [email protected]. Dengan ini, email pun lebih terlihat profesional dan terpercaya dengan domain nama perusahaan sendiri.
Buat kamu yang bertanya-tanya bagaimana sih cara membuat email dengan menggunakan domain sendiri, Ikuti langkah-langkahnya dalam artikel Blog Exabytes berikut ini.
Memilih Penyedia Email Bisnis
Cara membuat email bisnis cukup mudah dan murah. Setidaknya ada 4 cara yang bisa kamu gunakan, diantaranya:
Baca juga: Mengenal 8 Perbedaan Email Bisnis dan Surat Bisnis
G Suite
Google Suite adalah paket layanan berbasis cloud yang menggabungkan berbagai fitur untuk membantu dalam produktivitas pekerjaan. Fitur yang dimiliki G Suite seperti layanan Email, Calendar, Hangouts, Hangouts Meet, Google Docs, Sheets, Forms, Slides, Drive, Cloud dan masih banyak lagi. Tidak hanya mendapatkan email seperti di hosting saja, ada banyak fitur yang tersedia jika kamu menggunakan Google Suite.
Berikut langkah – langkah cara membuat email bisnis dengan G-Suite:
- Buka Website G Suite
- Pilih Mulai Uji Coba Gratis
- Pilih berapa orang yang bekerja di perusahaan kamu
- Pilih apakah kamu sudah memiliki nama domain atau belum. Jika sudah memiliki nama domain, pilih Ya
- Isi nama domain website bisnis
- Konfirmasi nama domain
- Pilih apakah kamu ingin mendapatkan email newsletter dari Google atau tidak
- Buat akun email untuk login
Zoho Mail
Zoho merupakan layanan email profesional yang menyediakan free plan bagi kamu yang ingin membuat email bisnis. Layanan email gratis ini hanya dapat digunakan oleh lima username dalam satu domain, dengan rincian 5 GB per user dan maksimal attachment 25 MB saja.
Untuk menambah kapasitas kamu dapat memilih dua jenis layanan email yang disediakan oleh Zoho. Meskipun berbayar, Zoho adalah salah satu platform layanan email profesional yang paling banyak diminati.
Simak langkah-langkah cara membuat email bisnis dengan Zoho Mail :
- Buka website Zoho
- Pilih Free Plan, lalu klik Get Started
- Masukkan domain website bisnis
- Lengkapi informasi bisnis kamu, lalu klik Proceed
Email di cPanel
Jika kamu sudah punya hosting dan domain, kamu bisa dengan mudah membuat email bisnis dengan domain sendiri. Kamu tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan untuk membuat email dengan domain sendiri melalui cPanel. Biaya email di cPanel sudah termasuk biaya hosting yang kamu gunakan.
Tutorial cara membuat email bisnis di cPanel yaitu Plesk dapat dilakukan dengan langkah berikut:
- Buka Plesk lalu login ke akun kamu
- Klik Mail di menu pojok kiri. Lalu akan muncul halaman seperti ini.
- Masukkan Email Address yang ingin kamu buat emailnya.
- Isi semua data-data yang diperlukan mulai dari external email address (boleh email cadangan seperti email Gmail), password, dan lainnya.
- Jika sudah mengisi data yang ada, klik OK. Maka email bisnis dengan domain yang telah kamu miliki sudah jadi dan siap digunakan.
Email Bisnis Exabytes
Hal yang kamu butuhkan untuk membuat email bisnis adalah sebuah nama domain dan host email. Di Exabytes, telah tersedia layanan Email Bisnis yang bisa kamu gunakan.
Kamu bisa ikuti langkah-langkah ini untuk mendaftar email profesional dengan nama domain untuk bisnis kamu.
- Kunjungi halaman Email Bisnis Exabytes.
- Pilih layanan email bisnis dan klik Mulai Sekarang
- Pilih nama domain untuk email bisnis. Kamu bisa mendaftar domain baru, transfer domain dari registrar lain atau menggunakan nama domain yang sudah ada dan mengupdate namaserver. Untuk nama domain baru, kamu bisa memilih ekstensi domain yang diinginkan misalnya .COM, .ID, .NET dan lainnya.
- Setelah itu tekan tombol Cari untuk melihat ketersediaan domain
- Lalu akan muncul nama domain yang dimasukkan serta referensi domain lainnya yang tersedia. Jika sudah memilih nama domain, klik Lanjutkan.
- Kamu akan diarahkan ke laman Konfigurasi. Cek kembali nama domain yang dipilih dan paket yang dipilih. Akan berisi rincian harga dan produk yang dipilih. Setelah itu, klik tombol Lanjutkan.
- Konfirmasi Pesanan, Jika kamu mempunyai kode promo, kamu bisa masukkan di bagian bawah. Jika sudah, kamu bisa tekan tombol Bayar.
- Checkout. Jika kamu sudah mempunyai akun Exabytes, kamu bisa langsung tekan tombol Sudah Terdaftar dan masuk menggunakan username dan password kamu. Jika belum memiliki akun Exabytes, isi data yang diperlukan dan pilih metode pembayaran yang diinginkan.
- Lakukan pembayaran dan selesai. Kini kamu memiliki email bisnis sendiri. Untuk segala pertanyaan bisa langsung menghubungi Exabytes melalui Live Chat di website Exabytes.
Nah, itu tadi panduan cara membuat email bisnis! Memiliki alamat email bisnis tidak hanya akan meningkatkan brand awareness dan kepercayaan pelanggan, tetapi juga akan membuat kamu terlihat lebih profesional.
Pastikan untuk mengikuti praktik email profesional atau email bisnis terbaik ya. Sekarang tunggu apa lagi? Buatlah alamat email bisnis kamu sekarang! Semoga artikel ini bermanfaat untuk kalian yaa
