Apakah email bisnis sama dengan surat bisnis? Banyak orang yang belum memahami bahwa email bisnis berbeda dengan surat bisnis. Walaupun keduanya sama-sama sering digunakan dalam marketing, namun keduanya berbeda, lho.
Perbedaan utamanya terletak pada platform atau media yang digunakan. Seperti namanya, surat bisnis masih berbasis surat secara tradisional.
Sedangkan email bisnis, menggunakan surat elektronik sebagai medianya. Selain itu, email bisnis juga sering disebut sebagai email hosting.
Di era serba digital seperti sekarang ini, penggunaan email bisnis menjadi salah satu cara promosi yang berpotensi untuk terhubung lebih dekat dengan pelanggan.
Dulu, email bisnis hanya digunakan bagi kalangan-kalangan tertentu, seperti instansi pemerintah, perguruan tinggi, dan perusahaan-perusahaan besar. Tapi, sekarang email bisnis bisa dimiliki oleh semua kalangan, termasuk bisnis kecil seperti UMKM.
Sementara itu, penggunaan surat bisnis dalam hal yang tepat juga akan membantu meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap bisnis, lho.
Nah, apa saja perbedaan yang perlu diketahui antara email bisnis dan surat bisnis? Agar lebih paham, sebelumnya kita bahas dulu apa itu email bisnis.
Daftar Isi
Pengertian Email Bisnis
Secara garis besar, email bisnis adalah email yang ditujukan untuk kepentingan bisnis. Email bisnis juga berbeda dengan email personal atau pribadi.
Email bisnis merupakan alamat email yang diakhiri dengan domain nama perusahaan, instansi, atau bisnis, setelah simbol ‘@’. Fungsinya adalah sebagai komunikasi internal, integrasi tools penunjang kerja, hingga branding perusahaan.
Apabila digunakan sebagai strategi marketing kepada pelanggan, juga bisa menambah kepercayaan mereka. Saat menerima email dari bisnis atau perusahaan, penerima akan langsung bisa melihat nama brand di setiap pesan yang dikirim kepada mereka.
Nah, dengan begitu bisa meningkatkan peluang promosi bagi brand dan meningkatkan kepercayaan pelanggan.
Memiliki email bisnis dalam strategi email marketing merupakan hal yang sangat krusial. Jika alamat email kamu tidak mencantumkan nama bisnis, bisa jadi pesan yang kamu kirimkan justru akan ditandai sebagai spam.
Melakukan email marketing tanpa email bisnis akan menjadi sia-sia. Apabila kamu ingin menggunakan email bisnis, maka kamu harus membeli domain dulu dari penyedia layanan hosting seperti Exabytes.
Baca juga: Email Hosting: Solusi Profesional untuk Komunikasi
Perbedaan Email Bisnis dan Surat Bisnis
Setelah memahami pengertian email bisnis, mari kita bahas mengenai perbedaan email bisnis dengan surat bisnis. Perbedaan yang paling terlihat antara keduanya adalah media yang digunakan. Agar lebih jelas, simak penjelasan berikut!
Media yang digunakan
Perbedaan yang paling mencolok di antara keduanya adalah media yang digunakan. Email bisnis menggunakan media elektronik untuk membuat dan mendistribusikannya.
Selain itu juga membutuhkan koneksi internet. Sementara surat bisnis menggunakan media tradisional. Surat bisnis ditulis secara manual dengan tujuan bisnis dan berbentuk print out.
Penggunaan nama domain
Penulisan pada email bisnis harus memiliki identitas perusahaan yang berbeda dengan yang lainnya. Identitas perusahaan ini terdapat pada belakang simbol ‘@’ setelah nama pemilik email.
Selain itu, email bisnis biasanya ditulis dengan mencantumkan identitas perusahaan pada bagian akhir email. Sedangkan surat bisnis biasanya menggunakan format penulisan seperti surat resmi pada umumnya.
Surat bisnis biasanya menggunakan kop surat atau cap resmi perusahaan.
Fungsi
Perbedaan selanjutnya yaitu terletak pada fungsi keduanya. Sebenarnya, baik email bisnis maupun surat bisnis berfungsi sebagai penunjang bisnis perusahaan ketika digunakan sesuai dengan kebutuhan.
Kegunaan email bisnis biasanya untuk email marketing, pengiriman invoice, mengintegrasikan tools yang digunakan perusahaan, hingga promosi yang membutuhkan jangkauan luas.
Sementara surat bisnis biasanya digunakan untuk kebutuhan pengiriman barang, surat jalan, invoice cetak, surat cetak, dan hal lain yang membutuhkan bukti dalam bentuk cetak.
Kemudahan dalam penggunaan
Email bisnis lebih mudah dan fleksibel untuk digunakan dibandingkan surat bisnis. Terutama di saat semua hal bisa dilakukan secara online. Selain itu, email bisnis juga tidak membutuhkan banyak waktu untuk membuat dan tidak menambah tumpukan sampah kertas.
Surat bisnis lebih cocok digunakan untuk perusahaan-perusahaan konvensional yang sudah lama dikenal.
Bentuk perusahaan
Perbedaan selanjutnya yaitu bentuk perusahaan yang dijalankan. Sebenarnya, perusahaan apapun bisa menggunakan email bisnis dan surat bisnis.
Namun biasanya email bisnis digunakan untuk meningkatkan kepercayaan pelanggan terutama bagi perusahaan daring yang baru saja berdiri.
Selain lebih mudah untuk menjangkau pelanggan, penggunaan email bisnis juga menjadikan perusahaan lebih dipercaya walaupun masih terhitung baru.
Sedangkan penggunaan surat bisnis lebih cocok digunakan untuk bentuk perusahaan yang sudah lama berdiri dan lama dikenal. Perusahaan yang cocok menggunakan surat bisnis yaitu perusahaan yang bergerak dalam bidang ekspedisi terutama antar negara.
Kebutuhan bisnis
Seperti bentuknya yang berbeda, kebutuhan penggunaan email bisnis dan surat bisnis juga berbeda. Setiap perusahaan pasti ingin berkembang setiap harinya.
Dengan memanfaatkan email bisnis, perusahaan dapat lebih engage kepada pelanggan melalui strategi email marketing. Sementara surat bisnis dapat meningkatkan kepercayaan bisnis yang melibatkan proyek besar seperti pengantaran barang yang membutuhkan surat bisnis.
Keamanan bisnis
Dalam hal keamanan, email bisnis maupun surat bisnis tetap memiliki kekurangan dan kelebihan. Penggunaan email bisnis bisa rentan terkena hack apabila keamanannya tidak sering diperbarui.
Tapi akan lebih mudah untuk disimpan dan dicari karena sifatnya yang digital. Sementara surat bisnis dapat hilang kapan saja saat di jalan karena bentuknya yang print out. Namun juga lebih aman dari serangan hack karena tidak perlu online.
Berbayar
Selain ketujuh perbedaan di atas, perbedaan lain antara keduanya yaitu penggunaan email bisnis bersifat berbayar. Untuk dapat mendapatkan email bisnis dengan domain khusus, perusahaan diharuskan berlangganan.
Pada umumnya, harga pemakaian ini berdasarkan kelengkapan fitur yang disediakan, kapasitas penyimpanan, dan mutu layanan. Sedangkan untuk menggunakan surat bisnis tidak perlu berlangganan karena bersifat cetak.
Manfaat Email Bisnis
Beberapa manfaat email bisnis di antaranya yaitu:
Meningkatkan loyalitas pelanggan
Penggunaan domain dengan nama perusahaan dinilai dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan dibandingkan penggunaan domain personal seperti Gmail. Email juga akan lebih terlihat profesional sehingga mudah mendapatkan kepercayaan pelanggan.
Sistem keamanan lebih baik
Email bisnis memiliki sistem keamanan yang lebih baik dibandingkan email personal. Penggunaannya yang berbayar membuat email bisnis lebih terlindung dari berbagai ancaman malware, virus, atau hacker yang ingin mencuri data dari email.
Memiliki fitur yang lengkap
Selain keamanan yang lebih terjaga, email bisnis juga lebih kaya akan fitur. Email bisnis memungkinkan untuk mengirim pesan ke ribuan orang tiap harinya, mengirim pesan ke puluhan orang sekaligus, bahkan melampirkan file yang berukuran cukup besar.
Selain itu juga terdapat fitur shared contact, task calendar, hingga email grouping. Dengan adanya fitur-fitur tersebut, kegiatan perusahaan dapat terbantu dan integrasi lebih mudah serta rapi.
Penggunaan email bisnis yang berbayar ini juga memiliki kapasitas penyimpanan data yang lebih besar dibandingkan email pribadi yang gratis. Semakin besar dana yang kamu bayarkan, maka semakin besar juga data yang bisa kamu kirim atau terima.
Menjadi sarana branding
Penggunaan email bisnis secara tidak langsung bisa menjadi sarana branding bagi perusahaan. Nama perusahaan akan semakin dikenal oleh banyak orang secara tidak langsung.
Hal ini dilakukan melalui alamat email yang digunakan. Penggunaan domain email dengan nama perusahaan akan menjadikan perusahaan lebih dikenal.
Menjadi tempat penyimpanan data yang aman dan mudah dicari
Manfaat lain dari email bisnis adalah kemudahan mengintegrasi data. Selain untuk media promosi atau media komunikasi dengan klien, email bisnis bisa menjadi tempat penyimpanan dokumen surat menyurat yang aman.
Perusahaan bisa menyimpan data secara aman dan mudah dicari dengan adanya email bisnis. Dengan catatan, pemilik email tidak menghapus data-data yang masuk ke dalam email.
Kesimpulan
Ternyata email bisnis mempunyai banyak manfaat bagi perusahaan. Penggunaan email bisnis dapat meningkatkan loyalitas pelanggan, menjadi sarana branding perusahaan, keamanan lebih terjamin, kaya akan fitur, dan masih banyak lagi.
Penggunaan email bisnis juga lebih mudah dan cepat dibandingkan surat bisnis yang masih bersifat tradisional.
Untuk membuat email bisnis, kamu hanya perlu untuk memilih nama domain dan menyediakan email hosting. Untuk memudahkan pembuatan email bisnis, kamu bisa menghubungi jasa penyedia email hosting paling terpercaya yaitu Exabytes.
