Sekarang work from home atau bekerja secara hybrid sudah banyak ditemui lho, Exabytes Friends. Apakah kamu juga salah satu yang bekerja di luar kantor?
Hanya dengan mengandalkan laptop, internet dan tools kolaboratif membuat pekerjaan pun semakin mudah dilakukan dimanapun dan kapan pun. Nah salah satu tools kolaboratif yang paling populer adalah Google Workspace.
Google Workspace sendiri menjadi tools all-for-one yang sangat multiguna lho karena memiliki banyak kelebihan. Sebelum cari tahu kelebihan hingga alasan harus menggunakan Google Workspace, sebaiknya kamu simak dulu pahami dulu tentang tools yang satu ini ya.
Daftar Isi
Pengertian Google Workspace
Google Workspace adalah kumpulan aplikasi Google yang dibuat untuk orang-orang di dalam organisasi. Ini mencakup beberapa aplikasi populer Google seperti Gmail, Google Docs, Google Spreadsheet, Google Slide, Google Calendar dan masih banyak lagi.
Google Workspace merupakan solusi dimana dapat membantu orang, tim, organisasi hingga perusahaan untuk meningkatkan produktivitas kerja. Dengan konsep create, connect and collaboration, tools ini membantu penggunanya dalam berkreasi, terhubung dan berkolaborasi dengan banyak orang.
Pada awalnya, Google merilis Google Apps for Your Domain pada tahun 2006. Ini menjadi cikal bakal dari Google Workspace lho. Dari Google Apps for Your Domain, lahirlah Google Suite atau G-Suite pada tahun 2016. Kemudian dilakukan rebranding menjadi Google Workspace pada tahun 2020 lalu dan menjadikan tools ini berevolusi menjadi lebih baik dari sebelumnya.
Aplikasi Google Workspace
Lalu apa saja sih aplikasi yang ada di Google Workspace? Beragam aplikasi dan fitur Google Workspace yang bisa membantu kamu dalam menyelesaikan pekerjaan lho.
Berikut adalah aplikasi Google Workspace:
- Gmail: layanan email yang paling banyak digunakan di dunia
- Calendar: kalender untuk mengatur jadwal aktivitas
- Google Meet: platform untuk video call atau video conference
- Chat: untuk memulai percakapan atau chat dalam tim
- Drive: penyimpanan cloud pribadi yang juga memungkinkan menyimpan file pribadi dan file bersama
- Google Docs: untuk membuat dan mengedit dokumen dalam bentuk tulisan (fungsionalitas mirip seperti Microsoft Word)
- Spreadsheet: untuk membuat dan mengelola data, angka & formula (fungsionalitas mirip seperti Microsoft Excel)
- Slide: untuk membuat slide presentasi (fungsionalitas mirip seperti Microsoft Power Point)
- Form: untuk membuat formulir dan survei yang dapat disesuaikan
- Keep: untuk menyimpan catatan dan dapat digunakan kolaboratif
- Sites: situs web kolaboratif
Berikut adalah aplikasi dan fitur yang ada di Google Workspace. Selain itu, ada juga beberapa fitur spesifik yang ada di paket Google Workspace tertentu yakni:
- Groups & Group for Business
- Cloud Search
- Vault
- Jamboard
- Voice
- App Script
- Classroom
- Domains
Untuk informasi selengkapnya dapat cek di artikel ini ya Exabytes Friends.
Alasan Harus Menggunakan Google Workspace
Setelah mengetahui seluk-beluk tentang Google Workspace, kini kita membahas tentang alasan harus menggunakan Google Workspace. Buat Exabytes Friends yang belum mencoba atau masih ragu menggunakan tools ini bisa simak penjelasan di bawah ini ya:
Tools Super Lengkap
Seperti yang diketahui, tools ini all-for-one. Artinya, semua yang kamu perlukan dalam pekerjaan ada di dalam Google Workspace.
Ingin mengedit dokumen, bisa menggunakan Google Docs. Ingin melakukan meeting call, bisa pakai Google Meet. Ingin menyimpan file, ada Google Drive. Ini menjadi salah satu alasan harus menggunakan Google Workspace. Banyak banget lho kegunaan Google Workspace dan bisa kamu baca selengkapnya di sini ya.
Bisa Berkolaborasi Lebih Mudah
Tools ini dirancang untuk berkolaborasi dengan mudah. Seperti slogannya yakni create, connect and collaboration, Google Workspace membuat penggunanya bisa berkolaborasi dengan tim kapan saja dan dimana saja meskipun tim tidak dalam satu tempat yang sama. Jarak pun bukan jadi penghalang untuk tetap terhubung dan berkolaborasi.
Memudahkan Pekerjaan
Selanjutnya, alasan harus menggunakan Google Workspace mulai hari ini adalah dapat memudahkan pekerjaan. Nggak hanya pekerjaan pribadi saja, tetapi juga dalam tim. Dengan kolaborasi yang mudah, pekerjaan tim pun akan semakin efektif dan efisien.
Meningkatkan Produktivitas
Karena memudahkan pekerjaan, tentu saja ini akan meningkatkan produktivitas pekerjaan. Nggak perlu lagi repot untuk share file pekerjaan dengan rekan tim. Cukup dengan satu tools, semua pekerjaan dapat dilakukan dalam waktu bersamaan dengan banyak orang sekaligus.
Lebih Efisien Waktu
Selain itu, alasan harus menggunakan Google Workspace karena tools ini dirancang memudahkan dalam kolaborasi yang tentu saja ini akan membuat penggunanya merasakan efisiensi waktu. Keberadaan fitur Google Workspace ini membuat kita tidak perlu menghabiskan waktu lama. Terutama dalam mencari dokumen, data atau file.
Cukup dengan membuka cloud search atau Google Drive dan mengetik nama file, kamu bisa menemukan file yang kamu cari dengan cepat. Ini bisa menjadi salah satu alasan harus menggunakan Google Workspace.
Manajemen Waktu Lebih Terencana
Kesulitan menyusun jadwal pekerjaan sehari-hari? Dengan Google Workspace terutama Calendar, kamu bisa mengatur jadwal keseharianmu. Mulai dari menyusun jadwal meeting, task reminders hingga jadwal harian. Bahkan hari ulang tahun dan hari penting lainnya bisa kamu atur di tools ini.
Tak hanya untuk mengatur jadwal kita saja lho tetapi bisa juga melihat jadwal rekan tim kerja. Sehingga kita bisa tahu jadwal rekan tim dan bisa mengatur jadwal meeting bersama.
Dapat Digunakan Di Segala Perangkat
Tak perlu khawatir kalau rekan tim kamu memiliki perangkat berbeda. Pasalnya, kelebihan Google Workspace adalah dapat digunakan di semua perangkat. Android, iOS, Windows, Chrome OS, MacOS, hingga LInux bisa menggunakan segala aplikasi dalam Google Workspace.
Email Profesional
Email dengan nama perusahaan atau brand memang memiliki daya tarik tersendiri yang membuat penggunanya terlihat profesional. Dengan Google Workspace, kamu bisa mendapatkan email profesional yang dapat meningkatkan kredibilitas di depan klien hingga bisa meningkatkan brand awareness perusahaan lho. Ini dapat menjadi salah satu alasan harus menggunakan Google Workspace supaya perusahaan atau bisnis kamu bisa diingat dan dikenal.
Mengelola dan Melindungi File
Dengan Google Workspace, kamu bisa mengelola segala file dan dokumen menjadi lebih mudah dan terorganisir. Dengan cloud search, kamu bisa dengan cepat menemukan file yang dicari.
Kamu juga dapat mengatur berbagi file dengan rekan tim. Bisa hanya untuk view only dimana tim hanya bisa melihat saja. Atau bisa juga comment hingga edit sehingga rekan tim bisa mengedit. Dan kamu bisa membuatnya restricted dimana hanya orang-orang tertentu saja yang bisa mengaksesnya sehingga file pun aman dan terhindar dari kebocoran data.
Selain itu, tools ini bisa melindungi file dari kehilangan lho karena penyimpanan cloud Google yakni Google Drive menjamin keamanan file penggunanya.
Manajemen dan Keamanan Akun
Alasan harus menggunakan Google Workspace yang lainnya adalah manajemen dan keamanan akun pengguna. Seringkali akun karyawan menyimpan informasi penting sehingga membutuhkan perlindungan khusus. Untungnya, di Google Workspace memberikan administrator keamanan untuk mencegah serangan dan kebocoran data.
Ada 3 langkah dalam melindungi akun pengguna yakni:
Perlindungan dengan proses otorisasi akses akun
Umumnya perlindungan ini menerapkan perlindungan berlapis ketika sign in akun. Perlindungannya antara lain:
- Password length control: di konsol administrasi, Anda dapat memeriksa seberapa kuat password kamu dan menerapkan serangkaian aturan untuk membuat kata sandi yang lebih kompleks seperti harus menggunakan huruf kapital dan kecil, angka dan karakter khusus.
- Two factor authentication (2FA) atau two steps verification: metode autentikasi tambahan selama proses masuk, seperti kode SMS atau kunci keamanan, melindungi akun agar tidak disadap.
- Security keys : metode lanjutan dari 2FA, di mana pengguna harus memiliki kunci USB fisik untuk masuk.
- SAML 2.0 – based Single Sign-On : sistem yang memungkinkan pengguna mengakses beberapa aplikasi menggunakan akun Google pengguna.
Manajemen perangkat seluler
Perangkat seluler apa pun yang digunakan pengguna untuk masuk ke akun Google di domain perusahaan dapat dilihat di konsol administrasi. Sehingga ini memungkinkan administrator untuk dengan cepat merespons aktivitas mencurigakan terjadi.
Encryption Data
Data pengguna Google Workspace dienkripsi baik saat diam maupun saat transit. File, email, riwayat percakapan obrolan, dan data lain yang terkait dengan aktivitas di aplikasi Google dilindungi oleh teknologi kriptografi tercanggih.
Dapat Digunakan Oleh Siapa Saja
Pengguna Google Workspace begitu luas dari berbagai kalangan dan ruang lingkup pekerjaan yang luas. Orang awam pun bisa mempelajari menggunakan Google Workspace karena tampilannya sederhana namun dari segi fungsionalitas lengkap.
Tidak hanya diperuntukkan untuk tim atau organisasi saja, Google Workspace juga dapat digunakan untuk perusahaan, bisnis hingga sekolah. Karena Google Workspace juga memiliki Google Workspace for Business dan Google Workspace for Education dimana ada fitur Classroom di dalamnya.
Meningkatkan Kinerja Bisnis
Dengan Google Workspace, pekerjaan pun akan menjadi serba mudah dan efisien sehingga ini bisa meningkatkan kinerja bisnis. Tools ini bisa menjadikan alat operasional dan manajemen dalam bisnis yang dikelola.
Dengan fitur yang lengkap dan dapat digunakan oleh orang awam bahkan yang tidak perlu harus pintar teknologi atau basic coding sekali pun. Tools ini dianggap mudah dipelajari oleh banyak orang. Sehingga ini bisa membantu dalam meningkatkan kinerja bisnis agar lebih maksimal.
Baca juga: Cara Membuat Google Workspace Dan Menggunakannya
Hemat Biaya
Alasan harus menggunakan Google Workspace yang terakhir adalah harganya yang rendah. Dengan beragamnya aplikasi dan fitur yang dimiliki Google Workspace, kamu bisa menghemat biaya. Terutama untuk kamu yang saat ini sedang mencari tools kolaboratif sebagai platform operasional bisnis, Google Workspace bisa menjadi alternatif solusi untukmu.
Jadi, Gunakan Google Workspace Sekarang
Sekarang sudah tahu kan pengertian Google Workspace hingga alasan harus menggunakan Google Workspace dari sekarang. Ini bisa menjadi solusi kamu dalam mencari tools kolaboratif dalam bekerja, terutama bila bekerja secara hybrid atau remote dan memiliki bisnis online.
Di Exabytes menyediakan layanan Google Workspace dengan GRATIS Domain + GRATIS Backup hingga 50 GB. Tertarik untuk memulai? Kunjungi Exabytes sekarang dan lihat paketnya di sini.
Sampai di sini dulu artikel tentang alasan harus menggunakan Google Workspace. Semoga bisa menambah wawasan baru ya, Exabytes Friends.
