Hi, Exabytes Friends!
Kamu tentu tidak asing dengan istilah remote working, bukan? Remote working (bekerja dari jarak jauh) menjadi suatu sistem yang banyak dipilih perusahaan setelah era pandemi Covid-19 yang terjadi beberapa waktu lalu. Baik perusahaan besar, menengah, ataupun kecil diharuskan untuk beradaptasi dalam bekerja secara remote, dan memastikan pekerjaan terlaksana dengan baik. Sehingga, diperlukan adanya sebuah tools atau alat untuk menunjang produktivitas kerja bagi seluruh anggota perusahaan.
Salah satu yang menjadi tantangan bagi perusahaan adalah dalam hal project management. Bagi proyek yang sederhana, mungkin tidak memerlukan banyak tools dalam pengerjaannya. Namun bagi proyek skala besar, peran project management tools menjadi sangat penting. Terutama bagi para pekerja yang harus mengerjakan proyek secara remote working. Namun, sebelum kita membahas lebih lanjut, apakah yang dimaksud dengan project management tools?
Daftar Isi
Apa Itu Project Management Tools
Project management tools adalah suatu software yang dirancang khusus untuk membantu individu atau tim dalam mengelola proyek dan tugas mereka secara efektif. Project management tools berguna untuk membantu menyelesaikan proyek dengan lebih cepat, sehingga kamu dapat menggunakan waktu yang dimiliki untuk mengerjakan tugas lain yang dapat meningkatkan produktivitas kerjamu.
Beberapa fungsi dan manfaat project management tools secara umum, antara lain:
- Mempermudah pekerjaan dan untuk produktivitas kerja.
- Melakukan penjadwalan proyek dengan lebih terencana.
- Mendelegasikan tugas dengan lebih mudah dalam satu platform.
- Berkolaborasi dengan tim dengan cara yang lebih baik, tidak hanya sekedar melalui email.
- Menghindari adanya data yang hilang, karena penyimpanan dokumen dilakukan menggunakan sistem cloud.
- Mempermudah dalam melacak progress proyek dan produktivitas tim.
- Biaya project management menjadi lebih efisien.
- Dapat digunakan dimanapun dan kapanpun, sehingga mendukung kamu dalam melakukan remote working.
Nah, setelah mengetahui apa itu project management tools dan beberapa fungsinya, yuk langsung kita simak, apa saja rekomendasi project management tools yang bisa kita gunakan!
Baca juga: 5 Rekomendasi Website SEO Checker & Audit Reports Tools
Inilah 18 Project Management Tools
Berikut ini adalah 18 project management tools rekomendasi kami, yang dapat menjadi pilihan dalam mengelola proyekmu bersama tim:
Slack
Kegunaan: Sebagai tools untuk berkomunikasi dengan tim, mengirimkan file, pesan, dalam satu tempat
Highlight Feature: Direct message (pesan langsung), channel (obrolan grup), fitur notifikasi, starred message, search, dan juga terdapat fitur Emoticons.
Cocok Untuk; untuk perusahaan yang memiliki banyak divisi atau tim.
Slack merupakan aplikasi berkirim pesan/chatting yang banyak digunakan sebagai project management tools bagi perusahaan. Fitur-fitur Slack yang mendukung komunikasi antar karyawan (direct message) maupun secara grup (channel), memudahkan kita untuk mengelola proyek, melihat proses kinerja dan produktivitas, berkirim berkas, dan pekerjaan lainnya. Semua dapat dilakukan dalam satu tempat.
Slack juga menjadi pilihan favorit dalam berkomunikasi karena kemudahannya dalam mengarsipkan data dan berkas yang kamu miliki. Terdapat fitur Search yang dapat membantu kamu mencari berkas-berkas terdahulu yang dilengkapi fitur star, mention, dan tanggal. Slack juga terintegrasi dengan berbagai penyedia layanan lain seperti Google Hangouts, Trello, GitHub, dll, sehingga dapat memaksimalkan produktivitas tim dalam bekerja.
Trello
Kegunaan: sebagai aplikasi kolaborasi dalam mengerjakan proyek, yang dapat monitoring aktivitas kerja tim menjadi lebih optimal.
Highlight Feature: tampilan visual yang menarik.
Cocok Untuk: mengelola tugas sehari-hari yang singkat dan cepat, baik untuk perusahaan start-up maupun perusahaan besar.
Jika kamu menyukai aplikasi dengan tampilan yang sederhana dan user-friendly, Trello merupakan pilihan project management tools yang tepat untukmu. Fitur dan menu yang tersedia pada Trello sangat mudah untuk dipahami. Kamu dapat mulai membuat proyek melalui fitur Boards, yang akan memuat tampilan proyek secara lengkap.
Kamu juga bisa menuangkan ide dan menuliskan setiap tugasmu pada fitur Cards. Kemudian, tugas/proyek yang kita kerjakan dapat kita kategorikan dalam fitur List. Fitur ini akan mengelompokkan proyek kita dalam kategori To Do (akan dikerjakan), Doing (sedang dikerjakan), dan Done (sudah dikerjakan), serta dilengkapi deadline dan checklist.
Lebih mudah dalam memantau progress proyekmu, bukan?
Infinity
Kegunaan: Memberikan tugas/ proyek ke anggota tim, dan memantau progress pengerjaan proyek.
Highlight Feature: flexibel, user-friendly, dan mampu memuat beberapa tampilan proyek sesuai kebutuhan.
Cocok Untuk: Mengelola banyak proyek dalam satu waktu.
Apakah kamu sering kerepotan saat mengerjakan banyak proyek dalam satu waktu?
Jangan khawatir! Infinity bisa menjadi solusi dalam memudahkan pekerjaanmu.
Infinity merupakan suatu tempat terorganisir yang memungkinkan orang untuk membuat berbagai alur kerja, kerangka kerja, dan proses dengan cara mereka sendiri. Infinity dapat mengatur beberapa proyek yang kompleks ke dalam hierarki yang terdiri dari ruang kerja, papan, folder, subfolder, tab, daftar, dan item, sehingga pekerjaan menjadi lebih terorganisir.
Selain itu, tampilan proyek dapat kamu sesuaikan dengan kebutuhanmu, Friends! Seperti dalam bentuk tabel, kolom, list, calendar, Gantt, dan dalam bentuk form. Kamu juga bisa menambahkan atribut kustom sesuai kebutuhan proyek, seperti tanggal, label, checkbox, formula, dan berbagai atribut lainnya yang kamu butuhkan pada setiap proyek yang kamu kerjakan. Infinity juga memungkinkan kamu untuk berkolaborasi dengan tim, seperti mengundang, berkomentar, berbagi papan, mengatur izin, menyebut orang, menetapkan tugas ke anggota tim yang tepat, dan melacak semua perubahan.
Miro
Kegunaan: tempat menyalurkan ide, membuat perencanaan proyek, dan brainstorming.
Highlight Feature: kolaborasi visual secara real-time dan fitur mind mapping
Cocok Untuk: tim kreatif, tim UX, dan tim-tim lain yang membutuhkan tempat brainstorming dengan fitur yang lengkap.
Singkatnya, Miro merupakan papan tulis online di mana tim dapat berkolaborasi secara virtual. Software ini dapat menyatukan tim lintas fungsi, dan berguna sebagai platform yang membantu tim mempresentasikan, memvisualisasikan, dan menjalankan ide secara bersama, di mana pun anggota tim berada.
Fungsi Miro hampir mirip dengan Google Document. Kamu dapat melihat apa yang sedang dikerjakan oleh rekan satu tim kamu secara real-time, sehingga akan menghasilkan kolaborasi yang baik. Selain itu, Miro juga menyediakan fitur untuk berkolaborasi dalam bentuk virtual meeting. Tim dapat bekerja sama untuk membuat wireframe, prototipe, atau mockup proyek secara real-time. Dengan kata lain, Miro dapat digunakan seperti papan tulis, manajemen proyek, dan alat brainstorming dalam satu aplikasi, sehingga cocok dijadikan sebagai project management tools kamu.
Asana
Kegunaan: mengkoordinasikan tim dan mendistribusikan tugas ke seluruh personel
Highlight Feature: tampilan yang simple, dan sangat mudah digunakan.
Cocok Untuk: proyek yang sederhana dan tidak memerlukan fitur kompleks.
Asana adalah project management tools berbasis cloud yang membantu tim untuk memetakan setiap detail proyek dalam suatu organisasi. Asana menggabungkan elemen manajemen proyek, penyimpanan file, dan kolaborasi, serta membantu mengelola proyek di seluruh tim tanpa email.
Asana dapat digunakan untuk melacak tugas yang sedang berlangsung dan juga proyek jangka panjang. Kamu dapat menggunakan Asana untuk mengkoordinasikan tim dan mendistribusikan tugas ke seluruh personel. Hal ini didukung oleh tampilan mode timeline yang bisa dibagikan dan diperbarui secara real-time oleh semua anggota tim proyek. Dengan kemudahan dalam memindahkan objek, menetapkan deadline, dan memeriksa sub-tugas, kamu dan seluruh anggota tim akan lebih efektif dalam berkolaborasi.
Zoom
Kegunaan: Berkomunikasi antar anggota tim, menyelenggarakan rapat online, dan mengobrol antar anggota tim
Highlight Feature: panggilan telepon, panggilan video, screen sharing, dan chat
Cocok Untuk: Segala jenis perusahaan
Zoom merupakan suatu layanan video conference yang memungkinkan kamu untuk melakukan panggilan daring dengan memanfaatkan teknologi cloud computing. Dengan Zoom, kamu tidak perlu khawatir jika harus melakukan rapat secara jarak jauh (remote). Zoom memiliki fitur yang cukup lengkap antara lain obrolan/ mengirim pesan, live video conference, mengatur jadwal meeting, video call recording, file sharing, dan fitur lainnya yang mempermudah tim dalam berkomunikasi.
Hive
Kegunaan: sebagai tools untuk berkomunikasi dan memonitor proyek.
Highlight Feature: terintegrasi dengan 1000+ web tools lain.
Cocok Untuk: tim yang memerlukan banyak web tools dalam pengerjaan proyeknya.
Hive sebagai project management tools, menyediakan fitur obrolan secara real-time. Kamu dapat berkomunikasi dengan anggota tim pada kolom di sisi kiri, baik itu untuk memulai channel per departemen, atau pun untuk mengirim pesan langsung. Hive memiliki project management berbasis tab, yang memungkinkan kamu untuk mengatur tampilan tab ini berdasarkan jenis yang kamu butuhkan, dan jenis proyek yang sedang kamu kerjakan. Hive juga terintegrasi dengan 1000+ web tools lainnya yang akan memudahkan kamu untuk menyelesaikan proyek yang ditugaskan.
Wrike
Kegunaan: manajemen tugas, mengatur deadline, dan memantau progress proyek.
Highlight Feature: terdapat fitur Comment pada setiap proyek, file gambar, file video, dll.
Cocok Untuk: tim marketing/ creative yang perlu mengirim banyak gambar ataupun file mp4.
Wrike merupakan project management tools berbasis cloud yang menawarkan banyak fitur canggih, seperti manajemen tugas, Gantt Charts, umpan berita secara real-time, komentar pada setiap proyek, dan masih banyak lagi. Fitur ini dapat kamu gunakan untuk menyederhanakan perencanaan proyek, membantu melacak pekerjaan tim, memantau deadline, dan berkolaborasi dengan semua stakeholder dengan mudah. Kamu juga dapat memprioritaskan tugas yang kamu kerjakan dan memastikan deadline terpenuhi.
Monday.com
Kegunaan: mengelola dokumen, dan berkomunikasi dengan tim
Highlight Feature: tampilan visual yang menarik
Cocok Untuk: kolaborasi dan diskusi tim
Monday.com adalah salah satu project management tools yang memiliki tampilan sederhana dan menarik secara visual. Aplikasi ini memungkinkan kamu untuk mengatur pekerjaan dengan cara fleksibel dan transparan. Monday.com menyediakan berbagai template proyek yang bisa kamu atur sesuai kebutuhan proyekmu. Selain itu, software ini juga sudah terintegrasi dengan Google Calendar, Dropbox, Zapier, dll sehingga akan lebih mudah dalam mengelola proyek, berbagi file, dan kebutuhan kolaborasi lainnya.
Flock
Kegunaan: sebagai alat komunikasi antar anggota tim, melakukan panggilan, obrolan, dan video call
Highlight Feature: dapat membuat banyak channel publik
Cocok Untuk: perusahaan yang memiliki banyak tim/ divisi
Flock merupakan project management tools yang berfungsi sebagai alat komunikasi yang dikemas dengan berbagai fitur produktivitas. Pengguna Flock dapat membuat list pekerjaan, melakukan obrolan grup, menelpon antar pengguna, melakukan panggilan video, berbagi file dan membuat banyak grup melalui aplikasi ini. Flock juga dapat melakukan integrasi aplikasi eksternal seperti Google Analytics, Trello, GitHub, Google Drive, dan juga Mailchimp.
ClickUp
Kegunaan: mengelola tugas, dan memastikan progress proyek terlaksana dengan baik
Highlight Feature: fitur opsi tampilan yang beragam.
Cocok Untuk: kolaborasi tim
ClickUp sebagai project management tools memberikan perhatian khusus pada tampilan, status, fitur, dan proses untuk user experience yang lebih baik. ClickUp dapat membantu kamu mengetahui tugas setiap anggota tim, dan menyatukan semua tugas, proyek, dan sumber daya di satu tempat. ClickUp. ClickUp juga menyediakan berbagai opsi tampilan, yang bisa menampilkan proyek dalam tampilan Gantt, kalender, forum, sampai tampilan Doc. Aplikasi ini juga dilengkapi dengan fitur time tracking yang memastikan kita untuk menyelesaikan proyek dengan tepat waktu.
Airtable
Kegunaan: menyimpan dan berbagi informasi dalam bentuk database
Highlight Feature: kemudahan mengimpor data
Cocok Untuk: semua ukuran bisnis
Airtable adalah platform online yang digunakan untuk membuat dan berbagi database relasional dengan mudah. Airtable menyatukan fitur terbaik dari spreadsheet dan database. Kamu dapat menyimpan informasi pada database yang digunakan untuk manajemen tugas dan perencanaan proyek. Banyak pengguna menyukai pengorganisasian data yang serbaguna pada fitur Airtable ini. Airtable memiliki beberapa tampilan seperti Kanban, daftar, grid, dan kalender.
Troop Messenger
Kegunaan: Berkomunikasi antar anggota tim dan berkolaborasi.
Highlight Feature: UI/UX yang mengagumkan, fitur yang lengkap
Cocok Untuk: segala ukuran perusahaan, baik kecil, menengah maupun besar.
Troop Messenger adalah aplikasi obrolan kantor yang ringkas dan dilengkapi dengan keamanan luar biasa. Fitur-fitur pada Troop Messenger memfasilitasi kamu untuk berbagi data bisnis dengan aman dan terjamin. Fitur-fitur pada Troop Messenger antara lain; berkirim pesan 1:1, berkirim pesan ke banyak orang, obrolan grup, panggilan audio dan video, screen sharing, hingga berbagi file. Aplikasi ini menawarkan forum kerja kolaboratif untuk kebutuhan bisnis kamu.
Notion
Kegunaan: mendiskusikan proyek, dan meningkatkan alur kerja
Highlight Feature: fitur papan tugas dengan editor drag-and-drop yang fleksibel
Cocok Untuk: kolaborasi tim
Notion adalah ruang kerja all-in-one di mana kamu dapat menulis, merencanakan, dan berkolaborasi bersama tim proyek. Tidak seperti project management tools yang tradisional, Notion memiliki nuansa yang modern, baik secara tampilan maupun fiturnya. Fitur-fitur ini digunakan untuk merencanakan dan mendiskusikan proyek, berkomunikasi dengan tim dan klien, dan melacak semua hal penting. Notion menyimpan catatan segala sesuatu dan menangkap alur kerja unik dengan cara terbaik.
BaseCamp
Kegunaan: manajemen proyek dan komunikasi tim
Highlight Feature: fitur obrolan grup, message board dan jadwal tim.
Cocok Untuk: pengguna yang menyukai tools yang singkat dan sederhana.
Basecamp merupakan salah satu project management tools yang populer digunakan. Aplikasi ini menggabungkan fitur-fitur yang diperlukan untuk membantu anggota tim memahami apa saja tugas mereka, dan memastikan pekerjaannya tidak ada yang terlewatkan. Kamu bisa memantau progress, mengejar deadline, dan mendelegasikan tugas melalui Basecamp.
Dropbox
Kegunaan: menyimpan dan berbagi file dengan lebih mudah.
Highlight Feature: Cloud storage.
Cocok Untuk: pekerjaan yang membutuhkan penyimpanan dalam jumlah besar.
Dropbox dapat digunakan untuk mendukung project management tools kamu. Dropbox adalah tempat penyimpanan media dalam awan/cloud, dan sarana untuk sinkronisasi antar perangkat. Dropbox juga bisa dimanfaatkan untuk berbagi file. Dropbox memungkinkan individu dan semua tim untuk berbagi file tertentu dengan pengguna lainnya tanpa hambatan. Kamu dapat berbagi dokumen, gambar, video, dan file lainnya ke rekan kerjamu dengan mudah. Dengan mengupload file ke Dropbox, kamu bisa memilih siapa saja yang berhak memiliki akses ke file tersebut.
Kamu tidak perlu khawatir dengan keamanan data di Dropbox. Dropbox menjamin data-datamu aman, sekalipun perangkatmu hilang atau rusak. Karena berbasis cloud, kamu dapat mengakses file di mana saja dan kapan saja meskipun tidak sedang berada di kantor atau di perusahaan. Terlebih lagi, Dropbox dapat terintegrasi dengan produk Google, dan produk Microsoft, sehingga menjadi pilihan yang tepat sebagai salah satu project management tools kamu.
Sebenarnya, kamu dapat menikmati layanan Dropbox ini secara gratis, namun hanya tersedia penyimpanan sebesar 2 GB saja. Jika kamu dan tim proyek membutuhkan ruang penyimpanan yang lebih besar dan fitur yang lebih lengkap, kamu bisa menghubungi Exabytes untuk mendapatkan penawaran paket dropbox terbaik yang sesuai kebutuhanmu.
Microsoft 365
Kegunaan: manajemen proyek, kolaborasi secara real-time, dan meningkatkan produktivitas
Highlight Feature: aplikasi yang selalu terupdate secara otomatis tanpa perlu menginstall.
Cocok Untuk: Segala jenis perusahaan
Microsoft 365 adalah produk layanan terbaru yang dirilis oleh Microsoft. Microsoft 365 terdiri dari kumpulan aplikasi dan layanan cloud yang dapat kamu gunakan sebagai tools untuk menunjang pekerjaan. Kamu dapat membuat atau mengakses dokumen yang dapat disimpan di berbagai perangkat mana pun. Dengan sistem Cloud, kamu akan selalu menggunakan Microsoft 365 yang terbaik dan terbaru, dengan kapasitas penyimpanan lebih besar yaitu 1 TB melalui OneDrive.
Microsoft 365 dilengkapi berbagai aplikasi yang sangat lengkap digunakan sebagai project management tools. Word tersedia untuk membuat dokumen yang mengesankan, Excel untuk mengolah data yang rumit menjadi lebih mudah, dan Powerpoint untuk membuat presentasi kamu menjadi menarik. Jika kamu perlu menghubungi rekan kerja untuk membahas proyek, Microsoft 365 menyediakan layanan Microsoft Teams yang dapat digunakan untuk mengobrol, menelpon, dan berkolaborasi. Dilengkapi dengan Outlook sebagai tools untuk mengelola email, kalender, tugas, dan kontakmu bersama-sama di satu tempat.
Masih terdapat berbagai aplikasi dan fitur lain yang dapat kamu gunakan jika memilih Microsoft 365 sebagai pilihan project management tools kamu. Jika kamu tertarik untuk menggunakan Microsoft 365, kamu dapat menghubungi Exabytes untuk melihat penawaran terbaik produk Microsoft 365 dari Exabytes.
Google Workspace
Kegunaan: Berkolaborasi dengan tim secara real-time dan meningkatkan produktivitas.
Highlight Feature: Terdapat rangkaian produk yang lengkap
Cocok Untuk: Berbagai jenis perusahaan dan semua ukuran bisnis
Google Workspace adalah produk terbaru Google yang terdiri atas banyak aplikasi dan fitur yang cocok digunakan sebagai project management tools. Berkolaborasi secara real-time bersama tim dapat dilakukan dengan mudah menggunakan Google Docs, Slide, dan Spreadsheet. Kamu juga dapat berbagi ide secara lebih lanjut melalui virtual meeting menggunakan Google Meet. Pekerjaan juga menjadi lebih terorganisir karena didukung oleh fitur Google Calendar yang mengatur jadwal proyek kamu agar terlaksana dengan baik.
Google Workspace memiliki beberapa kegunaan dan kelebihan lho, friends! Di antaranya yakni; aplikasi dan fitur Google Workspace yang lengkap, memiliki sistem yang terjamin keamanannya, dapat diakses di mana pun dan kapan pun, dan masih banyak lagi. Semua keunggulan Google Workspace di atas dapat kamu peroleh dengan harga yang cukup terjangkau. Biar kamu semakin yakin untuk menggunakan tools kolaboratif ini, simak artikel alasan harus menggunakan Google Workspace di sini ya.
Nah, apakah kamu tertarik menggunakan Google Workspace sebagai project management tools kamu? Jika kamu tertarik untuk mulai menggunakan Google Workspace, Exabytes kini menyediakan layanan Google Workspace dengan berbagai paket yang sesuai dengan kebutuhanmu. Kamu dapat melihat penawaran dan membeli Google Workspace di sini.
Kesimpulan
Nah, itu dia 18 rekomendasi project management tools yang dapat menjadi pilihan kamu untuk berkolaborasi bersama tim ya, Friends! Semua project management tools di atas memiliki berbagai keunggulan dan kekurangannya masing-masing, namun semuanya memiliki tujuan yang sama, yaitu untuk membantu tim mengelola proyek dengan lebih efektif dan efisien. Kamu hanya perlu memilih tools mana yang paling tepat untuk jenis proyek yang kamu kerjakan.
Cukup sekian pembahasan kali ini mengenai project management tools sebagai tools untuk bekerja dan membantu pekerjaan tim. Semoga bermanfaat ya, Friends! Bagi kamu yang ingin membaca artikel-artikel lain mengenai website, digital marketing, dan project management tools, kamu dapat mengunjungi blog Exabytes.
