Dalam garis besarnya, ada dua jenis email yaitu email bisnis dan email pribadi. Bagi sebagian besar orang, pasti sangat mudah membedakan kedua email tersebut. Apalagi ketika melihat fungsinya. Meski demikian ada beberapa perbedaan email bisnis dan email pribadi yang lebih spesifik dan kemungkinan besar belum kalian ketahui.
Daftar Isi
Pengertian Email
Email atau electronic mail (surat elektronik) merupakan suatu layanan khusus yang membuat kalian dan pengguna internet lainnya dapat mengirim kabar atau surat pada orang lain secara elektronik. Sehingga pemakaian peralatan konvensional seperti kertas tulis, amplop, perangko dan lainnya sudah tidak lagi menjadi kebutuhan.
Penemuan teknologi ini terjadi pertama kali pada tahun 1971. Hanya saja pada era tersebut dari segi manfaat maupun penggunaan, belum ada perbedaan email bisnis dan email pribadi yang signifikan karena sistem kerjanya juga masih sangat sederhana.
Meski demikian sejak saat itu email langsung menjadi alat komunikasi yang paling sering digunakan selain telepon dan surat konvensional. Sedangkan di masa sekarang, banyak yang menganggap bahwa email merupakan sarana komunikasi terbaik karena dapat dipakai secara universal dibanding media lainnya.
Manfaat Email
Saat ini memang makin banyak media komunikasi yang dapat kalian gunakan untuk berhubungan dengan orang lain. Mulai dari WA (WhatsApp), Telegram, media sosial dan sebagainya. Meski demikian tidak sedikit pula yang lebih tertarik memakai email karena media ini punya manfaat yang lebih besar.
Mengirim atau menerima pesan
Email memberi kemudahan bagi kalian untuk mengirim pesan kapan saja, di mana saja dan dengan siapa saja. Pesan tersebut akan terkirim secara langsung dan orang yang menerima juga bisa membalas dengan cepat.
Sarana validasi dan aktivasi akun media sosial
Hampir semua media sosial memakai email sebagai sarana validasi atau pengaktifan suatu akun baru. Jadi tanpa ada email, kedua proses tersebut tidak akan dapat berjalan. Tujuan dari penggunaan sistem ini sendiri adalah untuk menjaga kerahasiaan.
Bisa mengirim surat elektronik ke banyak orang sekaligus
Melalui fitur khusus cc atau bcc (carbon copy atau blind carbon copy), kalian dapat mengirim satu surat elektronik ke banyak orang sekaligus dalam satu waktu. Sehingga kalian tidak perlu mengirim satu per satu secara manual.
Alat identitas diri
Ketika menjelajahi internet, ada sebagian situs yang mengharuskan kalian memasukan email sebelum melakukan akses. Misalnya untuk konfirmasi usia, pendaftaran suatu grup, langganan informasi atau konten dan sebagainya.
Mengakses layanan publik
Hampir semua layanan publik di Indonesia seperti BPJS, pembayaran pajak, internet banking, e-money dan lainnya juga membutuhkan email untuk pendaftaran dan proses validasi.
Perbedaan Email Bisnis dan Email Pribadi
Semua pasti tahu bahwa manfaat utama dari email bisnis adalah untuk berkomunikasi dengan mitra kerja atau bisnis, klien, konsumen dan lainnya. Sedangkan email pribadi adalah email yang hanya dipakai untuk urusan pribadi saja. Akan tetapi selain itu ada beberapa perbedaan lain yang sangat signifikan di antara keduanya.
Fungsi dan peran
Fungsi dan peran yang saling berlawanan merupakan perbedaan email bisnis dan email pribadi paling utama. Selain menjadi alat komunikasi, email bisnis juga bisa berperan sebagai sarana promosi dan branding perusahaan. Nama perusahaan atau merek produk dapat terlihat dengan jelas ketika ada orang yang menerima maupun sedang mengirim email.
Sedangkan email pribadi adalah email yang tujuan pembuatannya memang bertujuan untuk melakukan komunikasi pribadi. Misalnya dengan teman, saudara, keluarga dan sebagainya.
Penggunaan nama domain
Perbedaan email bisnis dan email pribadi berikutnya terletak pada penggunaan nama domain. Jika memakai email bisnis, kalian dapat memakai nama domain sendiri atau nama bisnis seperti [email protected], [email protected] dan lainnya.
Sedangkan email pribadi, hanya dapat memakai nama domain yang disediakan oleh pemberi layanan email. Contohnya [email protected], [email protected] dan seterusnya.
Tingkat kepercayaan
Boleh saja kalian mengirim konten promosi atau penawaran bisnis melalui email pribadi. Akan tetapi jangan terlalu berharap apabila email tersebut langsung mendapat tanggapan positif dari penerima. Bahkan yang lebih parah lagi, banyak yang berpikir jika email tersebut adalah spam.
Hasil yang jauh berbeda akan kalian terima ketika menggunakan email bisnis. Pihak penerima lebih yakin dan merasa mantap karena alamat email yang kalian gunakan berakhiran dengan nama domain perusahaan. Jadi kesimpulannya tingkat kepercayaan juga sering memunculkan perbedaan email bisnis dan email pribadi.
Berbayar dan gratisan
Antara yang berbayar dan gratisan juga dapat kalian jadikan sebagai perbedaan email bisnis dan email pribadi. Penggunaan email bisnis selalu berbayar dan pada umumnya harga pemakaian tersebut didasarkan pada kelengkapan fitur, kapasitas penyimpanan data dan mutu layanan.
Beda dengan email pribadi yang bersifat gratisan alias tidak berbayar. Kalian bebas menggunakan layanan tersebut tanpa keluar biaya sedikitpun. Contohnya antara lain perusahaan raksasa Google yang menyediakan fasilitas email gratis dengan domain @gmail.com.
Kapasitas data
Oleh karena sifatnya yang berbayar, tentu saja email bisnis selalu memiliki kapasitas penyimpanan data yang lebih besar. Makin besar dana yang kalian bayarkan, semakin besar pula data yang bisa kalian kirim atau terima. Demikian pula dengan fitur serta mutu pelayanannya, pasti lebih lengkap dan berkualitas.
Lain dengan email pribadi, biasanya hanya memiliki kapasitas data beberapa GB saja. Sehingga penggunaannya juga sangat terbatas. Bahkan ketika kalian ingin mengirim data, maksimal hanya beberapa puluh MB saja untuk satu kali pengiriman. Inilah yang menjadi perbedaan email bisnis dan email pribadi selanjutnya.
Beberapa Tips Penting
Dari penjelasan diatas, pasti kalian jadi lebih memahami bahwa email bisnis itu jauh lebih unggul dibanding email pribadi. Apalagi bagi yang berkecimpung di dunia usaha, praktisi digital marketing hingga pengelola bisnis online lainnya, email bisnis selalu menjadi kebutuhan yang sangat penting. Untuk memenuhi keperluan ini, kalian bisa menghubungi jasa penyedia email hosting paling terpercaya yaitu Exabytes. Selain itu tidak ada salahnya belajar cara membuat email bisnis dan signature email agar bisa memberi hasil komunikasi yang lebih optimal.
Email signature merupakan teks yang terdapat pada bagian paling bawah atau paling akhir dari suatu email. Bentuknya tidak harus tanda tangan, namun juga dapat berupa URL bisnis, nomor kontak atau telpon, logo perusahaan dan sebagainya. Jangan takut, cara membuat email signature itu juga sangat mudah dan tidak butuh proses berbelit.
Semoga ulasan tentang perbedaan email bisnis dan email pribadi di atas bisa memberi manfaat untuk semua. Khususnya bagi kalian yang ingin berbisnis atau menekuni karier dalam bidang digital marketing.
