Apa itu SPF Record? Ketika sedang mengirim email, terkadang email yang kita kirim masuk ke folder spam penerima. Hal ini membuat penerima jadi tidak membaca emailmu. Kamu merasa sudah mengirimkan pesan tapi penerima merasa belum mendapatkan pesan apapun. Saat pesan tersebut isinya penting, tentu akan menjadi masalah.
Ada beberapa faktor penyebab email kamu dianggap spam oleh layanan mail server penerima. Salah satunya adalah SPF record yang tidak ada.
Misalnya, kamu adalah seorang recruiter di perusahaan. Kemudian, kamu mengirimkan email kepada calon kandidatmu bahwa dirinya berhasil melewati rangkaian tes dan diterima di perusahaanmu. Tapi, kandidat tersebut tidak kunjung membalas. Padahal, kamu sudah mengeluarkan banyak sumber daya untuk melakukan proses rekrutmen. Hal tersebut membuat kamu sebagai recruiter merasa kandidatmu sudah menerima tawaran dari perusahaan lain, tidak ingin bekerja di perusahaanmu, tidak tertarik dengan kantormu, dan kemungkinan lainnya.
Disisi lain, kandidatmu merasa dirinya tidak diterima oleh perusahaan karena tidak mendapatkan email follow up. Padahal ternyata masalahnya sepele. Email yang kamu kirimkan tidak masuk ke inbox-nya. Tapi masuk ke dalam folder spam.
Tapi, tenang saja! Kamu tidak perlu khawatir. Untuk meminimalisir terjadinya hal ini, maka kamu bisa menggunakan metode SPF record. Apa itu SPF record? Untuk pembahasan selengkapnya, simak artikel ini yah!
Daftar Isi
Apa Itu SPF Record?
SPF record adalah kependekan dari Sender Policy Framework record. Ia merupakan metode autentifikasi email yang dibuat untuk mengetahui adanya pemalsuan alamat pengirim selama pengiriman email. Sederhananya, SPF record adalah metode yang bisa membuat email yang kamu kirim tidak dianggap sebagai spam oleh server email tujuan.
SPF record juga didefinisikan sebagai serangkaian aturan yang memberikan informasi tentang IP publik mana saja yang bisa dipercaya untuk mengirimkan email atas nama domain tertentu. Dengan kata lain, SPF record adalah sebuah aturan yang menginformasikan IP publik agar bisa dianggap terpercaya untuk mengirimkan email atas nama domain tertentu. Apabila tidak menggunakan SPF record, kemungkinan besar untuk emailmu dianggap spam oleh server penerima bisa saja terjadi.
Dengan adanya SPF record, pengiriman email yang berasal dari domain tertentu hanya diizinkan dari mail server yang sudah ditentukan. Saat ada email yang berasal dari domain tersebut, tapi tidak berasal dari mail server yang sudah ditentukan, maka emailnya secara otomatis akan ditolak. Dengan SPF record, kamu bisa mengetahui bahwa sebuah email terkirim dari IP address yang memang sudah diizinkan untuk mengirim email ke domain penerima.
Untuk melakukannya, kamu harus membuat sebuah entri DNS pada domain. Entri ini berupa SPF record atau TXT record dan memasukkan list valid dari IP address atau host yang diizinkan mengirim email.
Fungsi SPF Record
Fungsi utama dari SPF record adalah untuk memastikan bahwa mail server penerima dapat melakukan validasi. Dengan kata lain, email yang diterima tersebut berasal dari IP address yang sudah terverifikasi oleh mail server domain.
SPF record memungkinkan kamu untuk mengetahui bahwa email yang dikirimkan, IP addressnya benar-benar memiliki izin untuk mengirimkan email dari domain pengirim. Adanya SPF record membuat pengiriman email dari domain kamu hanya diperbolehkan berasal dari mail server yang sudah ditentukan.
Saat ada email yang berasal dari domain tersebut tapi tidak berasal dari mail server yang ditentukan, maka email tersebut secara otomatis akan ditolak. Dengan begitu, spam akan berkurang.
Cara Kerja SPF Record
Bagaimana cara kerja SPF record? Pertama-tama, mail server penerima akan melakukan pengecekan SIDF atau Sender-ID Framework. Pengecekan ini dilakukan pada setiap email yang diterima. Caranya adalah dengan menanyakan SPF record pengirim email ke DNS.
Nah, proses selanjutnya, email akan melewati yang namanya autentifikasi. Hasil dari autentifikasi ini hanya ada dua, yaitu pass atau fail. Saat hasilnya pass atau lolos, maka biasanya email akan diteruskan ke folder inbox penerima. Sebaliknya, saat hasil dari autentifikasinya adalah fail atau gagal, maka email kamu akan diteruskan ke folder junk atau spam. Bahkan parahnya lagi bisa saja di-drop. Saat tidak ada SPF record, email penerima akan dianggap sebagai spam.
Format SPF record umumnya dibuat pada setting DNS dengan Record TXT. Bentuknya akan terdiri dari serangkaian kode berupa kombinasi huruf dan angka yang cukup rumit. Biasanya, di akhir formatnya akan diikuti oleh kode “-all”, “~all”, “?all”. Lalu, apa bedanya antara kode “-all”, “~all”, dan “?all”?
Kode “-all” menunjukkan fail yang artinya email akan ditolak saat ada server yang mencoba melakukan spoofing. Sementara itu, kode “~all” berarti softfail atau email tetap diperbolehkan terkirim ke penerima, tapi email tersebut di-tagging atau diberi tanda. Sedangkan “?all” berarti neutral. Maksudnya, tanpa ada policy apapun, email akan tetap terkirim ke penerima.
Cara Mengecek SPF Record Sudah Aktif
Apabila kamu tidak tahu apakah SPF record sudah aktif atau belum, kamu bisa coba mengeceknya. Caranya juga mudah untuk dilakukan. Bagaimana caranya?
Kamu bisa mengecek melalui https://mxtoolbox.com/spf.aspx. Setelah membukanya, isi nama domain pada kolom “Domain Name”. Selanjutnya, isi kolom “IP” dengan IP hosting atau IP server yang kamu gunakan. Untuk kolom ini sifatnya opsional. Kamu bebas ingin mengisinya atau tidak.
Klik “SPF Record Lookup”. Tunggu hingga prosesnya selesai. Setelah itu, kamu akan mendapatkan hasilnya. Ketika “PrefixDesk” berstatus pass, maka SPF record-nya sudah aktif.
Cara Membuat SPF Record
Ada dua cara yang bisa dilakukan untuk membuat SPF record, yaitu melalui cPanel dan Plesk. Lebih lengkapnya, mari kita bahas satu per satu!
Cara membuat SPF record melalui cPanel
Saat kamu membeli layanan domain, biasanya kamu akan dibuatkan SPF record secara otomatis dari cPanel. Tapi, hal ini bisa di-setting secara manual saat kamu ingin membuat SPF record secara mandiri. Bagaimana caranya? Berikut langkah-langkah yang bisa kamu ikuti untuk membuat SPF record di cPanel.
- Pertama, kamu harus melakukan login ke cPanel.
- Selanjutnya, pilih menu “Zone Editor” dan klik.
- Pilih tombol “manage” pada domain yang ingin kamu setting.
- Saat ingin membuat baru, kamu bisa klik menu “Add Record”.
- Kemudian pilih “type TXT”.
- Jika sudah muncul, kamu bisa membuat SPF record sesuai kebutuhan kamu.
- Apabila ingin melakukan edit, kamu hanya tinggal klik tombol “edit” pada SPF record yang sudah dibuat sebelumnya.
Cara membuat SPF record melalui Plesk
Ketika kamu menggunakan layanan domain dan hosting WordPress, maka kamu bisa membuat SPF record lewat Plesk panel. Langkahnya cukup mudah untuk dilakukan.
- Login ke Plesk panel.
- Setelah itu, masuk ke menu “Website and Domain” dan pilih “DNS Settings”.
- Kamu bisa klik tombol “Add Record” untuk membuat SPF record baru.
- Kemudian masukkan SPF record yang kamu inginkan.
- Selain itu, kalau kamu ingin melakukan edit dari SPF record yang sudah ada sebelumnya, tinggal klik tombol “Edit”.
Kesimpulan
Dengan adanya SPF record atau Sender Policy Framework, potensi email kamu dideteksi sebagai spam sangatlah minim. Hal ini tentu memberikan keuntungan bagi kamu yang sering melakukan komunikasi profesional melalui email. Seperti penjelasan di atas, SPF record sendiri merupakan sebuah metode autentifikasi email yang dibuat untuk mendeteksi adanya pemalsuan alamat pengirim email saat mengirimkan pesan.
Sederhananya, SPF record berfungsi agar mail server dari penerima pesan bisa melakukan validasi. IP address akan dianggap lebih terpercaya untuk mengirim email atas nama domain tertentu menggunakan SPF record ini. Dengan begitu, kamu tidak perlu khawatir emailmu akan dianggap spam oleh server email penerima.
Cara kerja SPF record yaitu melalui pengecekan SIDF oleh server email penerima pada setiap email masuk. Selanjutnya, email akan melewati proses autentifikasi. Hasilnya bisa saja pass atau fail. Jika hasilnya pass, maka email akan diteruskan ke folder inbox. Sebaliknya, jika hasilnya fail, berarti email tersebut akan diteruskan ke folder spam atau junk.
Cara membuatnya bisa dilakukan melalui cPanel atau Plesk. Membuatnya juga mudah untuk dilakukan. Kamu bisa menyimak caranya melalui penjelasan sebelumnya, yah! Selamat mencoba!
