Email kini menjadi kebutuhan bagi banyak orang karena fungsinya yaitu memudahkan dalam berkomunikasi. Akan tetapi, tidak semua email yang masuk adalah email penting yang memang dinantikan. Terkadang ada juga email spam yang bagi sebagian orang dinilai cukup mengganggu.
Tahu gak sih kalau email spam juga bisa berbahaya? Email tersebut bisa saja berisi risiko malware, penipuan, atau pesan promosi tanpa izin. Jika tertarik untuk mengetahui apa itu email spam, penyebab, dan cara mengatasinya, pastikan untuk membaca artikel ini sampai selesai ya!
Daftar Isi
Apa Itu Email Spam?
Sering melihat banyak email masuk namun tidak tahu dari mana asalnya? Atau mungkin kamu pernah membuka folder spam dan menemukan banyak email di folder tersebut? Untuk bisa menjawab kedua pertanyaan tersebut, kamu harus tahu apa itu email spam.
Pengertian spam dalam sebuah email adalah pesan sampah, yaitu pesan yang masuk tetapi tidak diundang. Dengan kata lain, pengirimnya tidak diketahui apalagi jika kamu tidak pernah berlangganan newsletter dari email tersebut.
Sesuai namanya, spam memiliki sifat untuk mengirimkan email secara bertubi-tubi kepada pemilik email. Biasanya hal tersebut terjadi karena adanya pihak yang melakukan penyalahgunaan sistem pengiriman pesan. Alhasil, mereka mengirimkan pesan yang berisi iklan atau promosi secara massal ke banyak orang.
Sayangnya, tindakan tersebut membuat pemilik email merasa tidak nyaman. Email spam yang terus-terusan masuk akan mengurangi ruang inbox dan bahkan tidak enak dipandang oleh mata.
Jenis-Jenis Email Spam
Jika ingin mencari tahu lebih dalam tentang email spam, kamu juga pasti tertarik untuk mengetahui apa saja jenis email spam.
Berikut adalah berbagai jenis email spam yang banyak ditemui oleh pemilik email.
Email Promosi
Memang benar jika promosi bisa dilakukan melalui email. Bahkan, banyak bisnis dan perusahaan yang menggunakan email marketing sebagai upaya memasarkan produk atau layanan mereka. Tetapi, semua akan menjadi masalah apabila promosi tersebut dilakukan tanpa seizin penerima email.
Seharusnya, pesan promosi yang masuk ke kotak email sudah mendapatkan persetujuan pemiliknya terlebih dahulu. Dengan kata lain, pemilik email sudah bersedia memasukkan alamat email mereka untuk berlangganan info promo suatu produk atau brand.
Email Phishing
Jenis email spam yang selanjutnya adalah email phishing. Phishing adalah istilah yang digunakan untuk mendefinisikan praktik penipuan di mana spammer mencoba mengelabui korban.
Biasanya spammer ini berpura-pura menjadi brand terkenal namun penerima email tidak menyadarinya. Tujuan dari email phishing adalah agar korban bersedia memberikan informasi penting tanpa mencurigai apapun.
Meski email yang dikirim menyerupai brand yang ditiru mulai dari headline, format email, hingga signature email, tetapi mereka tidak bisa meniru nama domain email.
Email Penipuan
Email penipuan merupakan jenis email spam yang juga patut diwaspadai. Jika email phishing bertujuan untuk mendapatkan informasi atau data rahasia pemilik email, email penipuan dilakukan untuk melakukan penipuan yang berujung pemerasan.
Pengirim email mengaku sebagai atau mengatasnamakan pihak tertentu dan kemudian meminta sejumlah uang untuk ditransferkan ke rekening mereka.
Penyebab Email Spam
Saat melihat beberapa email masuk ke folder spam, kamu mungkin bertanya-tanya kenapa email masuk ke dalam kotak spam. Pada umumnya, ada beberapa hal yang menyebabkan email masuk spam, di antaranya adalah sebagai berikut:
Baca juga: Hosting Website Adalah: Pengertian, Fungsi, dan Manfaatnya
Isi Email Memicu Filter Spam
Penyebab email masuk spam yang pertama adalah isi email memicu filter spam. Filter spam memeriksa setiap konten email dengan beberapa kata atau kombinasi kata sebagai keyword atau kata kunci.
Agar email kamu tidak ditandai sebagai email spam, hindari penggunaan kata seperti termurah, uang tambahan, gratis, atau tanpa biaya apapun. Penggunaan tanda baca dan simpan mata uang yang berlebihan serta berulang juga bisa memicu email terjaring filter spam.
Penerima Menandai Email sebagai Spam
Apabila penerima menandai email sebagai spam, maka email tersebut secara otomatis akan masuk ke spam. Tidak ada yang bisa mencegah hal seperti ini terjadi karena pemilik email berhak melakukan tindakan apapun atas pesan yang masuk ke email mereka.
Tetapi, kamu bisa memastikan bahwa konten atau isi email yang kamu kirimkan menarik seperti dengan menggunakan judul yang tepat.
Kamu juga bisa menggunakan email bisnis sehingga penerima email tidak khawatir bahwa email kamu merupakan email spam yang bisa berujung pada penipuan.
Tidak Memiliki Izin dari Penerima Email
Bukankah tamu tidak bisa masuk jika tuan rumah tidak mengizinkannya? Begitu pula dengan email yang tidak memiliki izin, maka email tersebut akan dianggap sebagai email spam.
Sebelum mengirim email berupa promosi atau apapun, mintalah izin terlebih dahulu agar email masuk kotak masuk dan penerima tertarik untuk membacanya.
Kamu bisa memanfaatkan formulir online yang diisi oleh audiens saat mereka mengunjungi halaman website atau landing page milikmu.
IP Address Masuk dalam Daftar Blacklist
Penyebab email masuk spam lainnya adalah IP address yang kamu gunakan sudah masuk dalam blacklist spam. Hal ini sangat mungkin terjadi, terlebih jika domain yang kamu gunakan memiliki reputasi yang buruk sehingga secara otomatis masuk dalam spam.
Email Satu Arah
Email spam juga bisa disebabkan oleh email satu arah. Artinya adalah kamu mengirimkan email tanpa meminta penerima email untuk membalas email tersebut. Seperti yang kita tahu bahwa fungsi dari email adalah sebagai alat komunikasi dua arah.
Tidak Memasukkan Link untuk Unsubscribe
Tidak adanya link unsubscribe juga menjadi penyebab email spam. Hal yang harus kamu ingat adalah pelanggan atau penerima email berhak atas apa yang mereka terima.
Jadi, pengirim email harus memberikan opsi berupa link yang biasanya berada di bagian footer email untuk berhenti berlangganan.
Autentikasi Email Belum Diatur
Autentikasi email juga bisa menjadi penyebab masuknya email ke spam. Apabila kamu belum mengatur autentikasi email, maka penerima bisa menganggap email tersebut sebagai spam. Alih-alih menampilkan nama kamu, email tersebut malah menampilkan nama domain.
Email Berisi Banyak Lampiran File
Hendak melampirkan banyak file dalam email? Sebaiknya kamu tidak melakukannya karena hal tersebut bisa memicu email masuk spam. Mengapa demikian? Hal tersebut karena attachment atau lampiran pada email rawan berisi virus dan malware.
Apabila harus melampirkan file ke dalam email, kamu bisa menggunakan link dari penyimpanan cloud seperti Google Drive atau Dropbox dalam bentuk URL pendek.
Berbicara tentang malware, kamu juga harus tahu bagaimana cara mencegah ransomware.
Cara Mengatasi Email Spam
Email spam tidak hanya mengganggu tetapi juga bisa membahayakan perangkat yang digunakan. Oleh karena itu, kamu harus berhati-hati saat menggunakan email terlebih jika email spam masuk tanpa kamu sadari.
Ada beberapa cara yang bisa kamu lakukan untuk mengatasi email spam, seperti:
Periksa Kebijakan Privasi
Anda harus memastikan untuk membaca kebijakan privasi pada setiap situs website yang meminta akses pengiriman email.
Pastikan alamat email Anda tidak akan disalahgunakan atau dijual kepada pihak ketiga
Berhati-hati saat Mempublikasikan Alamat Email
Alamat email menjadi salah satu elemen penting saat kamu membagikan informasi pribadi ataupun bisnis. Hal ini bisa mengundang spammer karena alamat email kamu menjadi sangat mudah ditemukan.
Hal tersebut tidak akan begitu mengkhawatirkan bagi mereka yang memiliki sistem pertahanan spam yang baik. Namun, pemilik email yang kotak emailnya rentan terserang spam tentu harus lebih waspada.
Tandai Email Tidak Dikenal sebagai Spam
Apabila menemukan email misterius yang pengirimnya tidak kamu kenal, segera tandai email tersebut sebagai spam. Email spam akan terdeteksi sebagai pesan tidak diundang.
Apabila spammer kembali mengirimkan email, kotak email kamu akan mendeteksi pesan tersebut sebagai email spam.
Untuk menandai pesan sebagai spam, kamu tidak perlu membuka pesan tersebut. Caranya adalah dengan menandai atau ceklis email tersebut dan kemudian klik tombol laporkan spam.
Saring Pesan Masuk Melalui cPanel
Sudah hafal alamat email mana saja yang sering mengirimkan email spam? Jika demikian, kamu bisa lebih mudah mengatasinya yaitu dengan cara memblokir alamat email melalui cPanel.
Untuk melakukannya, kamu hanya perlu mengikuti tiga langkah yaitu masuk ke dashboard cPanel, klik tombol Apache Spamassassin, dan kemudian masukkan alamat email yang ingin kamu blokir. Selanjutnya, jangan lupa untuk klik Save.
Gunakan Email Hosting dengan Fitur Anti Spam
Email hosting memungkinkan kamu menggunakan alamat email yang profesional. Kamu bisa menggunakan domain untuk email seperti domain yang kamu gunakan untuk website.
Kamu juga bisa menikmati fitur keamanan yang bisa memberikan sistem pertahanan yang lebih aman pada kotak email.
Baca juga: Mengoptimalkan Keamanan Email dengan Cyber Security yang Tepat
Cara Mencegah Email Masuk Folder Spam
Sebagai pebisnis yang menggunakan email sebagai media untuk pemasaran dan promosi, kamu tentu tidak ingin jika email yang dikirimkan masuk ke kotak spam, bukan? Untuk mencegah email masuk ke dalam folder spam, ada beberapa hal yang bisa kamu lakukan, seperti:
Baca Juga: Menggunakan Email Marketing Untuk Meningkatkan Penjualan
Perhatikan Konten Email yang Dibuat
Konten menjadi salah satu indikator email tidak masuk ke folder spam. Jadi, pastikan untuk selalu membuat konten yang benar dan tidak mengandung kata-kata yang dinilai sebagai spam seperti gratis dan lainnya.
Konten juga harus dibuat dengan ejaan yang baik dan benar tanpa ejaan alay seperti huruf a diganti dengan angka 4 dan lainnya. Hindari kata-kata yang berbau pornografi dan jangan lupa untuk menyesuaikan judul dengan subject email.
Dapatkan Izin Penerima Sebelum Mengirim Email
Untuk menghindari spam email, kamu harus memastikan bahwa email yang dikirimkan sudah mendapatkan izin dari calon penerima email.
Gunakan form yang menawarkan pembaca untuk berlangganan email sehingga mereka tidak keberatan untuk menerima email.
Menggunakan Email Spam Checker
Kamu bisa mengecek setiap email yang hendak dikirimkan menggunakan email spam checker. Alat tersebut akan menilai berapa besar kemungkinan pesan kamu akan masuk kotak spam. Penilaiannya akan ditampilkan dalam bentuk skor.
Semakin rendah skornya maka semakin besar kemungkinan email yang kamu kirim akan masuk ke kotak spam dan sebaliknya.
Coba Lacak Email
Apabila kamu menggunakan email domain yang diletakkan di hosting, kamu bisa melacak email melalui menu track delivery. Pastikan terlebih dahulu kamu sudah login ke cPanel dan kemudian cari menu track delivery.
Selanjutnya, kamu bisa cek pada kolom result untuk mengetahui apakah email gagal masuk atau terdapat indikasi spam.
Kesimpulan
Email yang kamu kirimkan kepada para penerima tidak akan berakhir menjadi email spam apabila kamu tahu bagaimana cara mencegahnya. Selain beberapa cara di atas, kamu bisa memanfaatkan SpamExperts untuk memfilter email-email spam yang masuk.
Bagaimana pun juga, kamu membutuhkan email sebagai media untuk berkomunikasi dengan pelanggan setia maupun calon pelanggan. Oleh karena itu, kamu harus memastikan bahwa email yang kamu kirim tidak akan berakhir di folder spam para penerima email.
Butuh email hosting agar email kamu terlihat profesional dan tidak memunculkan kecurigaan di mata para penerima email? Jangan ragu untuk menghubungi Exabytes sekarang juga!